工程档案保密工作浅议 口孔玲 【摘要】本文论述了工程档案形成到利用各环节的保密工作，分析了保密与利用之间的关系，提出了制度、现代化技 术、职业道德三者在保密工作中的作用。 【关键词】工程档案保密 当前，信息公开和依法行政 人。在收集工作完成后，城建档案馆 档案安全保密的高标准档案库房。城 已成为时代潮流，作为城市建设档案 应主动与建设单位联系，检查归档计 建档案馆内设环廊设计的专业性档案 信息资源集结地的城建档案馆必然要 划的落实情况，指导验收文件材料的 库房要安装防盗门、带锁的移动密 承担起越来越多的开放服务任务，将 收集、整理工作。使文件材料从形成 集架、红外线监测报警仪、电子监控 同单位与个人利益密切相关的工程档 开始之日起就纳入正常归档轨道，在 等防盗设施，库房门窗应专门加固，案文件对外提供利用，其开放程度关 移交工程中，要有城建档案业务指导 库房与办公室分开，库房与阅览室分 系到信息利用权的实现和城建档案自 人员与建设、施工、监理单位三方专 开，并指定专人负责、专门管理。要 身价值的具体体现。 职档案工作人员同时在场共同检查、 积极采用各种先进的安全防范技术 工程档案是基本建设项目管理 清点核实并填写移交清单，保证工程 手段，并随时做好各项设备的检修、 工作的重要组成部分，是重要的社会 档案的原始唯一，做好工程档案的安 维护工作。每个档案库房都要有专人 信息资源。其保密工作更要切实、合 全保密工作，避免应归档材料未归档 管理、专人负责，其他人员禁止入 理、日臻完善。城建档案工作主要包 而导致归档不及时甚至出现失、泄密 内。从档案库房内、外部的硬件保管 括“收集、整理、鉴定、保管、统 现象。 条件上确保工程档案的安全、保密万 无一失。 计、检索、利用、编研”八个环节， 因此工程档案保密工作必须贯穿于这 二、工程档案在保管过程中 些环节，从加强管理入手，构建起确 的保密工作 保工程档案安全保密的“防火墙”。 （二）完善工程档案借阅保密制 度建设 （一）加强档案库房科学管理是 维护工程档案安全的基本保障 城建档案工作人员要切实贯彻和 落实《保密法》，加强工程档案的日 工程档案在收集、整理、 档案库房是档案的储藏重地， 常管理，从调阅、移出、销毁等应严 移交过程中的保密工作 是档案安全保密的要害部位，其科 格按照手续办理，必须经指定领导人 一、工程档案收集、整理过程中的 学管理是做好档案保密、维护档案 审批，认真履行登记、签字手续，任 保密主要是指工程档案齐全、完整合 实体安全的基本保障。应严格按照 何人无权擅自调阅。工程档案在提供 乎进馆标准的问题。文件材料在有意 《档案馆库建设标准》和《档案馆 利用后需由专职档案工作人员重新清 向开始，就要制订相应的归档计划， 切实落实归档的负责人和相关的责任 建筑设计规范》要求，建设符合馆 点、检查后及时入库，以确保工程档 （室）藏需要、面积达标、能够确保 案的齐全、安全、完整。２４ 、豆 兹・２０１３年第８期 三、工程档案在提供利用和 消防、规划、环保、建委等部 是在网络环境下，档案信息置身于一 门，工程施工过程中也涉及到建设单 个充满更大风险的利用空间，大大增 编研过程中的保密工作 （一）正确处理保密与利用的 位、施工单位、监理单位等，关系到 加了档案保密工作的难度。因此。如 密集的地下管网、隐蔽工程、智能工 何控制档案信息的使用人员、使用范 关系 城建档案工作人员既要树立牢固 程很多涉密的文字和图纸，所以说城 围及使用目的，如何防范档案信息的 的保密观念，又要树立热心服务的思 建档案馆保存着最完整、最齐全、最 非法传播、改动与复制等，就变得极 想。保密与利用是对立统一的辩证关 系，城建档案只有在一定内合理 地发挥自身价值，才能真正有效地实 现资源共享。 我们可以在社会上通过报纸、期 刊、广播、电视、互联网等多种大众 媒介广泛宣传相关法律法规、提高认 知水平，大力协调有关涉密内容标准 及保密规范标准，根据工程档案专业 特点制定各种保密制度和监督措施， 完善工程档案管理工作，根据实际情 况对不同层次的利用人员确定不同的 利用范围，规定不同的审批手续， 在保管和提供利用工作中做到不失 密、不泄密，并保证工程档案材料完 好无损，各项规章制度条文严密而简 明，便于操作和执行，在实践中还要 加以完善和总结，从而真正做到有章 可循、有法可依、执法必严、违法必 究，为进一步搞好规范化、标准化和 涉密档案建设奠定基础。 （二）正确处理编研与保密的 关系 城建档案馆收集保存的工程档 案，主要是原始珍贵的原件，而且因 为城建档案馆是综合性档案馆，保管 着全市的工程档案，所以其行业垄断 性也决定了其编研工作有大量的素材 和亮点。工程的外配套资料通常是由 本市的专门单位形成，如自来水公 司、供暖热力公司等单位形成室外管 网文字和图纸。而内网配套资料通常 是相关设计单位单独形成图纸，工程 在前期办理的相关手续涉及到土地、 详实地反映工程整个过程的文字和图 纸资料，而这也具有独特的行业垄断 性、绝密的原始记录性。 （三）强化城建档案编研与利用 工作的监督措施 任何单位和个人查阅工程档案 必须出具有效的单位介绍信和身份证 明并详细说明查阅的理由。所有的城 建档案一律不得借出馆，必须在档案 室阅览，便于保证工程档案的齐全完 整，维护工程档案的安全保密。 做好档案利用登记工作。登记本 上应对借阅人、借阅目的、所查档案 的卷次、借阅数量等进行详细记录。 城建档案不准擅自复制，利用 前要填写利用申请三联单，由城建档 案管理人员亲手定点复制，并登记造 册，严格控制复制份数，用毕收回， 所有复制件加盖城建档案馆公章，视 同原件。在利用者离开之前，应仔细 检查被利用案卷内的有关材料，以及 时发现涂改、撤换、抽取、损毁等违 章情况。在利用者离开之后，要及时 将调阅的工程档案入库进架。 四、档案信息的保密和利用 工作 在传统城建档案管理机制下，城 建档案利用形式主要是对工程档案文 件和图纸的查阅和复印。在这种情况 下，工程档案利用的内容针对性强， 一般不会超越利用者的申请范围，也 不会造成对原档案的更改和破坏，对 利用者的范围、身份也易于控制。但 为迫切。 作为基础的传统纸质档案和作为 异军突起的电子档案已为开放利用档 案信息资源做出了突出贡献，档案工 作者务必在做到不损坏、不丢失、不 泄密、不散乱的基础上，还要提高档 案工作人员科技水平，特别是计算机 网络技术保密知识，同时要积极构建 本部门、本信息系统，及其与外界关 联行为约束机制，不定期抽检本单位 涉密工作专用机及非涉密计算机。按 规定做到专机专用，硬盘带数据的电 脑如需更新要由专用人员统一处理。 五、城建档案工作者要有良 好的职业道德规范和过硬的 专业知识水平 档案工作者应珍视国家和社会给 予的特殊信任，在实际工作中应以高 度政治责任感、强烈的责任心和高度 的保密意识来从事档案工作。 工程档案是为社会实践活动服 务的，然而在实践工作中普遍存在着 重保轻用的弊端，档案工作者害怕失 密或心存顾虑，对相关和档案知 识的弱化，使具有很高利用价值的工 程档案束之高阁，造成档案资源的浪 费。所以档案工作者要思想、端 正认识、与时俱进，认真学习相关文 件和知识，在做好安全保密工作基础 上，积极为利用者提供方便，使档案 的真实价值体现在工作的方方面面。 作者单位：辽宁省鞍山市城建档案馆 ２０１３年第８期・ 霆崧纛２５
