浅议企业档案管理社会化问题 李凤艳 （伊通满族自治县中小企业服务中心，吉林伊通１３０７００） 【摘要］企业档案管理主要记录了企业发展的历史，它是分析企业发展形势的重要依据，对于企业的发展起到 决定性作用。所以，要想提高企业的工作效率，就必须不断创新企业档案管理形式。企业档案管理社会化成为企业发 展的必然趋势，它不仅能够为企业节省资本，还能够有效地提高企业档案管理的真实性和科学性。 【关键词】企业；档案管理；社会化 在市场竞争激烈的今天，一些企业为了提高自己的竞争力 人员无法完成如此庞大的档案管理工作，这时企业可以将这些 除了要提高产品销量，还会尽力降低企业的运营成本，逐渐形 档案整理业务进行外包，以完成企业档案管理工作。 成了企业档案管理社会化方案，它既能够提高有效地提高企业 １．４金融企业档案社会化需求。对于银行而言，其中的各 的效益和管理水平，还能够降低成本。企业档案管理社会化主 种对账单、账簿和信贷档案等都源于电子管理系统，所以银行 要是对企业档案管理中的各项实行业务外包。业务外包是指 业属于档案电子化程度较高的一个行业，它主要是通过电子档 企业对其外部的优秀专业化资源进行整合，以最终实现提高企 案管理来进行管理的。银行基本上都会安排专职的档案管理 业效益、降低企业运营成本、增强企业核心竞争力以及增强对 人员对档案资料进行管理，通常都可以维持档案工作的正常运 外部市场环境适应力的一种管理模式。企业档案业务外包又 转。但除了这些电子档案外，每天还会出现大量的来自于客户 可以分为档案管理软件开发、档案数字化加工、企业档案整理 的签名票据以及外来文书，而这些资料大都是纸质资料，需要 以及档案库房建设等一些与企业档案管理有关的业务实现外 对它们进行扫描处理后方可进入电子档案进行管理，所以银行 包。对于大多数企业来说，虽然档案管理工作不是核心业务， 有将档案数字化业务实行外包处理，并能够为银行提供档案寄 但也是企业发展中的一项必不可少的业务，而且企业在实现档 存服务，帮助银行来保存大量的票据。 案业务外包后，将一部分档案管理工作全部或部分交给社会上 １．５大型国有企业档案社会化需求。对于大型国有企业来 一些专业负责档案管理服务的组织和个人来承担，不仅能够获 说，其档案管理工作是直接由当地档案行政部门进行管理的， 得更多的竞争优势和收益，还能够实现企业档案的现代化、科 有一定法律依据。通常在系统内还会包括投资的小公司和子 学化、规范化管理。为企业提供档案业务外包服务的组织范围 公司，所以档案工作要比较复杂一些，而且国有大型企业对档 很广，如：档案咨询专业公司、个体档案从业人员、高校档案专 案管理工作也非常重视，都会设立档案馆和专门岗位，会安排 业科研团队等等，正是由于企业档案业务外包模式的多样化， 专职人员进行管理。国有大型企业的档案社会需求主要是综 使其能够满足企业档案管理社会化需求，更容易实现企业档案 合档案管理系统的设计和制作以及档案数字化加工方面业务 管理社会化。 的外包，这样不仅能够大大的节约企业的人力和物力方面的投 Ｉ、不同类型企业档案社会化需求 入，还能够使企业同时获得更专业、高效的档案数字化服务。 １．１小规模企业档案社会化需求。档案管理工作对于一些 ２、实行企业档案社会化管理的必要性 小型企业是十分重要的一项业务，但是小型企业受到规模和成 企业通过实行档案社会化管理可以增加档案资源的利用 本的使其不具备完善的档案管理体系，甚至有些小企业没 率，还可以有效的降低企业管理成本。当企业将档案管理工作 有专门的档案管理人员负责档案管理工作，有些企业还在延用 外包给专业机构或个体时，企业的档案管理将会得到现代化、 传统的手工管理方式，为了使其档案管理工作走向现代化、规 科学化、规范化的管理，为了促进档案社会化管理的发展，外包 范化和科学化，这些小规模企业可以实行档案管理工作的业务 机构或个体必须要做好保密工作，做到维护企业的商业机密， 外包，将这部分业务外包给一些专门从事档案整理工作个体来 只有这样才能给自己创造良好的发展机会，使企业和外包业得 完成。 到共同发展；另外，企业的档案社会化管理还能够使外包公司 １．２生产型企业档案社会化需求。主要负责食品、机械、轻 的人才、技术、资源得到有效利用，从而实现资源的优化配置， 纺等以生产产品为主的企业即为生产型企业。在这类企业经 增强资源的利用率，使企业和外包机构双方实现共赢。 营过程中会出现很多有关产品档案、生产工艺档案以及设备档 ３、企业档案社会化管理的可行性 案等档案，而且对于这类企业来讲更为重视产品档案和生产工 在科技飞速发展的今天，先进的科学技术为企业的档案社 艺档案这些具有商业价值的档案的管理。调查显示，企业大多 会化管理提供便利的条件，信息化交流使企业能够更及时、有 为了节约成本并未设立专门的档案管理岗位，只是安排其它岗 效地掌握档案管理的内容和动态，更方便社会机构为企业提供 位的从业人员兼职档案管理工作，甚至对档案实行分散保管， 业务支持；同时，中介服务市场的健全和档案管理机构的规范， 这样对于一些有价值的档案的保存和利用都很不利，所以需要 有效的保障了企业的档案管理工作的质量和效率，为企业档案 专业的档案服务机构来实现专业化的档案管理，只有这样才能 管理社会化提供可靠的保障；另外，企业档案业务外包需要通 实现企业档案的优化管理。 过企业档案管理社会化来实现，通过业务外包提高企业档案管 １．３房地产开发类企业档案社会化需求。房地产开发类企 理的质量，增强企业对档案资料的需求，同时还能够降低企业 业档案的档案类型多而且数量不均衡，其中包括大量的工程项 成本，更有利于提高企业效益和增强企业竞争力，所以已经成 目档案，还包括一些公司内部管理方面的会计档案、文书档案 为企业加强管理以及企业发展的必然趋势。 和实物档案等。这些房地产开发类企业大多都设有专门的档 参考文献 案室，也会聘用专业人员对档案进行管理，但企业一般会同时 ［Ｉ］白爱云．企业档案管理社会问题初探Ⅱ］．新西部，２０１３． 进行多个项目的建设工作，所产生的工程项目档案数量巨大， 【２］王丽华．探讨企业档案管理的社会化问题卟黑龙江交通科技，２０１２． 其中包括大量的零散工程档案文件，仅依靠企业内部档案管理 ［３］＂ｌ－＂－１￣－莉．新建企业档案管理模式探讨Ｕ１．泸天化科技，２０１０． 作者简介：李凤艳，伊通满族自治县中小企业服务中心。
