做好高校机关秘书工作刍议

陈

步

云

社会主义市场经济的建立,客观上赋予了秘书工作以新的涵义,对秘书工作人员提出了新的要求。如何建设好一支德才兼备、高效服务的机关部、处的秘书队伍,是学校办公室、校长办公室的一项重要工作。近几年来,“两办”就我校秘书队伍建设做了大量工作,取得了一定效果,为提高我校机关办事效率提高整体办学水平,通过“211”工程部门的预审等发挥了积极作用。为进一步加强机关部、处秘书队伍建设,继续做好新时期的秘书工作,笔者有一些个人看法,提出来与各位同行共同探讨,并祈望专家学者给予指点。

一

、做好秘书的选拔工作是加强机关秘书队伍建设的关键

做好秘书人员的选拔工作,对于提高机关部、处的工作效率、提高工作质量,有着非常重要的意义。笔者认为,学校为机关部、处配备秘书,要掌握以下五条基本原则:一是政治思想好。被选任人员必须在政治上与党保持高度一致,并能认真学习党的方针、,品行端正,为人踏实,办事公平,积极上进,有较好的群众基础;二是业务素质高。在重视文凭的基础上,更重视实际工作能力,一般要具备本科以上学历,有相当的文字写作功底,同时还要有一定的理论水平、水平、法律知识、社会经验等,一经选上,应在较短时间内进入角色开展工作;三是办事能力强。机关部、处秘书是领导和机关与教职工联系的纽带,是上情下达、下情上报的桥梁,不但要办文,而且必须会办事,要善于处理周围的人际关系,讲究工作艺术和工作方法,能够完成领导交办的工作任务;四是组织纪律性强。能遵纪守法,做到不该说的不说,不该做的不做,自觉遵守纪律。绝不能打着领导的旗号,要下面办这办那,更不能私自代领导批示或批条子,作为机关的秘书,应为领导树立良好的威信;五是服务意识强。机关部、处的秘书工作就是服务工作,秘书要牢固树立为领导服务,为教职工服务、为广大学生服务的思想,不断提高服务质量和工作效率。通过以上原则物色的机关部、处秘书工作人员,将会为各级领导真正起到参谋和助手作用。

二

、加强秘书的培养是搞好机关秘书队伍建设的基础

江总指出:“只着眼选人,忽视育人,是短视的,也选不好人。”中国党新党章第三十四条中也明确规定:“党的干部必须接受党的培训。”同样,作为高校教

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育管理干伍的机关部、处秘书工作人员,也必须接受岗位培训。这是加快秘书工作队伍建设,普遍提高秘书工作队伍业务水平的重要措施。据笔者与目前我校机关部、处秘书工作人员的接触,了解到他们对理论和业务学习的自觉性不高,主要原因之一是每天忙于应付大量事务性工作,没时间学;原因之二是组织没具体要求,形成不了压力,不想学。就此,各级领导要用行政命令的手段强调机关秘书人员加强学习,要求他们不但要出色地完成工作任务,而且要在业务学习上成为模范。至于学习方法,可以采取送出去或请进来,也可以充分利用我校的师资力量,以不脱产为主,组织集体培训,或以会(这里主要指研讨会)代课,通过不同形式的培训,把机关部、处的秘书培养成具有分析问题,思考问题,处理问题和具有较高素质的“通才”。

三

、提高秘书的工作积极性是搞好机关秘书队伍建设的前提

搞好机关秘书队伍建设,提高秘书工作积极性是重要一环,这也是提高机关工作效率,保证工作质量的关键所在。首先,学校应按不同职能部门合理配置秘书人员。因为我校机关部、处大部分单位没设办公室,秘书自然而然负责起类似院、系一级的办公室工作,所以不能千篇一律,不考虑具体部门的工作任务轻重、业务量大小,在编人员的多少而笼统配置一位秘书工作人员的做法。合理配置,才能调动机关秘书人员的工作积极性、把工作做好;其次,择长而任。对那些有真才实学、作风正派、埋头苦干的人,就应大胆启用,不唯关系看能力,用人所长,从而达到人尽其才,才尽其用的良好效果,对不适应机关秘书工作的同志,及时进行调整,将其输送到能够发挥作用的地方去,从而激励机关秘书工作人员努力工作;第三,关心机关秘书工作人员,帮他们解决后顾之忧。机关秘书平时工作任务繁重,如办文、办会、办事、收发、接待、本单位干部晋升职称、调整工资、职工的生、老、病、死等一切事务性工作都归到秘书一人身上,他们工作很辛苦,也很不易,苦于言不由衷,难于不能自己。有人说:“秘书政治上是红人,工作上是忙人,生活上是穷人,身体上是病人。”机关秘书的大多数时间是为别人做事,反映的是别人,表现的也是别人,这就需要有无私奉献精神,正因为他们长期默默无闻的奉献,校领导更应该帮他们解决切身利益问题,如评定专业技术职称、提职、分配住房等方面,在同等条件下,优先给予解决,对在机关秘书岗位做出贡献且具有10年以上“秘龄”的同志给予精神奖励和适当的物质奖励;第四,理顺隶属关系,将机关部、处秘书业务划归办公室、校长办公室直接指导,具体日常工作由部、处直接领导,对机关部、处秘书实行双重领导后,校长办公室可建立机关秘书工作人员档案,考核他们的政绩,根据秘书各人的实际表现,提出权威性的意见,推荐给组织部门考察,经考察确能独当一面、胜任工作的及时提拔到合适的领导工作岗位,以便发挥更大的作用。今后凡是机关部、处一级秘书的调入、调出,需经“两办”同意才能办理,这才有利于调动机关部、处秘书的工作积极性,使他们真正起到参与政务、管理事务的作用。

总之,通过不断加强机关秘书队伍建设,逐步提高秘书工作人员的综合素质,我们就能按预定的目标把机关管理工作做好,为实现我校在“211”工程部门预审主体报告中提出的目标作出贡献。108