E战第10课—神奇酷炫的下拉菜单 2019.11.12

  神奇酷炫的下拉菜单是什么？其实这是运用的结果，而是运用的工具是—数据验证。

  我们的EXCEL是用电脑操作的，人机合一提高工作效率。可是人的不确定性太大，时不时就在一些规则性的事情上容易出错，为了避免这种情况，最好能设定一些约束，而数据验证就是起到这种约束的作用。录入的数据对不对，EXCEL帮你验证把关，它对单元格中的录入数据进行限制，符合条件的才可以输入，不符合的则禁止输入。

    数据验证在A【数据】菜单栏下，打开它，点击【验证条件】—【允许】下面的下拉列表，可以看到有八种验证条件：其中前面七个都是限制类型，而最后一个自定义可以和公式结合可以达到千变万化的效果。

  最常用的是序列这个功能，在日常工作经常使用。前面在讲智能表格时还提过，把序列的数据来源做成智能表格。如果有新增的数据内容，在智能表格中添加后，就会在序列中自动添加。

  我讲两点在操作过程中发现的注意事项：

1、 出错警告

    打开出错警告的菜单，我们可以看到有三种提示命令：停止、警告、信息。 老师只操作了‘停止’，我把后面两种也都操作了一遍发现一个问题：选用“停止” 会不停的报错并禁止填入错误信息。但是如果选用“警告”和"信息”也会报错，但是不会禁止填入错误信息（如图）

  因此在选择的时候，为了避免出错，建议尽量只选“停止”。

2、圈释无效信息

    这个功能是可以把不满足数据验证的限制条件的数据圈出来。这种数据可能是在设置数据验证之前就存在的，所以没有报错， 可以帮助我们检查是否所有数据都满足条件。 但是在我们使用这个功能后，一定要立即修改错误数据，因为如果一旦保存，红色的圈就会消失。

最后来重点讲讲高级的应用: 二级联动下拉菜单

  所需工具： INDIRECT 函数 和名称定义功能

  第一步：为城市创建名称。

        选中城市和省份的数据区域，用CTRL+G，定位条件选“常量”，这样就选中了所有非空的数据区域。点击“公式”---“名称管理器”--“根据所选内容创建“。 跳出的对话框中勾选“首行”，意思是以首行为名称，以其余行为数值。点击确定，就创建好了。

      点开名称管理器，就可以看到我们创建好的名称，每个省份下面对应的数值就是各个城市，还有引用的位置。

第二步：为省份创建一级下拉菜单

              这个很简单，就是选择序列，数据源选择省份这一行。我们也可以先把省份这一行先命名为“省份”，数据源就可以选择为“=省份”。

第三步： 为城市创建二级下拉菜单

          选中城市这一列，然后选择数据验证---序列， 在数据源这输入公式=INDIRECT(A2)

这样就创建好了

为什么INDIRECT 函数可以有这个功能呢？

INDIRECT 函数可以将  【文本】 转化为【地址】 。 这是什么意思呢？我们来看下例图：

在这里， A2 单元格里面的 【文本】是“C4”,  而C4 单元格里面的【文本】是“OFFICE 职场大学”。

当我们在E2 单元格直接输入 =A2, 结果是显示C4, 因为 = 号是直接连接的文本内容。

  而当我们在E4 单元格输入 = Indirect(A2),  结果就变成了“OFFICE 职场大学”， 因为这里INDIRECT 函数把 A2 单元格里面的文本“C4” 转换成了 地址 "C4,  因此最终显示的是C4 单元格的内容了。

回到刚才的省份城市例子里面， 在城市这一栏我们设定条件数值是 =DIRECT（A2）, A2 就是省份这一列，那么这个公式就是 A2 这个单元格 里面的文本“XX 省”转成了 地址“XX省”， 它所要显示的就是"XX省“这个地址对应的数值内容。 而我们在第一步为城市创建名称时， 省份下面的数值是一串城市名称，所以在城市这一栏就自动显示出每个省份对应的一串城市名称了。

还有同学问，那还可以再往下加吗，三级下拉菜单？是的，这样也是可以的。方法都一样。

但是要特别注意，“名称”是有要求的，不能以数字开头，不能带有不符合的字符。具体要求如下图。

比如说这个就是错误的