(一)圈阅即表示同意(签发文件除外)。
(二)如果文件上出现审批人姓名，审批人在自己姓名上划圈即代表签字;如果文件只出现审批人所在单位名称或职务统称(如：办公厅、人教司、署领导、司领导等)，审批人应当在单位或职务上划圈并在近旁签字。
(三)批示应该注明年月日。
(四)批语对象是上级的，一般称职务;是平级、下级的，一般称同志。
(五)批语对象为多人的，区别以下情况表述：
1.如果是任选的组合，应按惯例排序，可用“并”字按一定标准分类。例：按职务分类如“、副审计长并、同志(司长)”;按性质分类如“、司(以上为署内单位)并、特派办(以上为派驻单位)”。
2.如果是工作流程组合，可按照流程顺序排列。例：“局长并副审计长”：“主任并副审计长、审计长”。
3.如果是多个对象承办事项，须明确主办人。例：“负责(或牵头)，、会同(或配合)办理”。
此外，审批公文应使用符合档案规范的书写工具。
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