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ＪＩＤＩＡＮＢＩＮＧＣＨＵＡＮＤＡＮＧＡＮ
基于“统一信息化平台”的现代企业
子集团档案管理模式探究
◎陈燕宁
[摘要]子集团管理模式是现代国有大型企业在管理变革道路上的一种积极探索。子集团是介于集团总部和成员单位之间的二级管理机构，与集团总部和成员单位构成了层级分明的管理架构。子集团由于组建的复杂性决定了其档案管理模式的特殊性，既不能直接套用集团总部原有的管理模式，也不能不管不问，任由子集团成员单位各自为政，分兵作战。本文提出子集团档案管理的核心任务是承上启下，通过统一信息化平台，整合软硬件资源，强化管控机制，推进全集团档案工作全面发展。
一、子集团的管理模式及其对现有档案管理模式的冲击
(一)子集团建立的模式
子集团管理模式是大型企业发展到一定阶段、一定规模后，在管理上的一种变革和创新。子集团一般是根据地域、专业或产业链的相似、相近来组建的。子集团成立的根本目的就是整合优势资源，优化产业结构，互补产业缺位，推动集团公司整体快速、持续发展。
(二)子集团的成立对现有档案管理模式的冲击成立子集团是集团公司管理模式的重大变革，总部通过子集团这种层级分明的管理模式，能更好地管控成员单位。成员单位也依靠子集团的整体优势，获取更多资源，拓宽发展局面。子集团的成立，自上而下会引起一系列的变革，档案管理也不例外。档案管理是一项基础性管理工作，它涉及到企业业务工作的方方面面。子集团的成立对现有档案管理模式的冲击主要体现在如何整合分散在各成员单位原系统内的档案资源，包括硬件资源和软件资源，并充分发挥其整合作用。因此，子集团成立之初，相关部门就应该站在子集团的高度，规划档案工作的发展蓝图，打造内核统一的信息共享平台，积极主动应对变革，推进档案管理全面融入集团主营业务，助力其快速、持续发展。
二、以统一信息化平台为基础，以数字档案馆建设为抓手，以规范各项制度为保障，推进子集团档案资源的整合，提升档案工作内能
子集团基于其资源优化整合、共同发展的目标，要么是以地域为框架，要么是以专业为基石，要么是
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机电兵船档案
以业务为纽带，形成一个利益共同体。子集团作为承上启下的机构，管理上有其独特性，其档案管理也不例外，主要特点就是整合。
整合子集团内各成员单位的档案软硬件资源，更加充分地发挥整体硬件资源优势，打破相关成员单位之间的信息壁垒，以地域、专业或产业链为纽带，为子集团内各成员单位提供更为丰富的信息资源，推动其快速发展。在子集团档案资源整合过程中，笔者认为，可从以下三个方面逐步展开。
(一)把信息技术作为实现子集团档案管理整合目标的主要手段
随着信息技术的发展，信息化已成为现代企业实现有效管理的主要手段。子集团应用信息技术管理档案既不同于总部，也不同于成员单位。子集团作为一个相对独体的集合体，既具有集团模式的整合性，同时又具有小公司的灵活性，更方便在其内部建立统一的档案信息管理平台。面对背景复杂的成员单位，资源管理平台一定要统一，不然成立子集团的初衷就无法实现。子集团是以相同地域、相同专业或业务等为纽带组建的，建立统一的档案资源管理平台有其共同的基础，而这种共同的基础使通过信息技术实现对档案硬件资源的科学调配和信息资源的共享成为可能。
(二)以数字档案馆为牵引，推动档案信息化进程，实现档案信息资源整合
近年来，各类有关档案信息化、数字档案馆的法规标准相继出台，“双轨制”管理机制逐渐向“单轨制”管理机制过渡。在此形势下，建立子集团数字档案馆势在必行。子集团作为成员单位与集团总部之
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间的中间管理机构，建设数字档案馆的意义十分重要。在某种程度上，数字档案馆就是一个软硬件结合的管理平台。对于子集团来说，一方面它有地域管理优势、专业管理优势、业务管理优势。这种优势在搭建子集团数字档案馆时，无论是在资源的调配，还是信息的整合与共享方面，都能充分显现其便捷性和契合性，使得数字档案馆的构建水到渠成。另一方面，它可以对成员单位所提供的档案信息进行首次筛选、过滤，以便向集团总部移交更加优质、专业的归档信息。总部作为一个管理机构，直接向它所辖的数百个成员单位收集信息，在管理层面上难以实现；而通过子集团数字档案馆按地域、专业、产业链等对归档信息进行鉴定与筛选，则可以确保移交到总部数字档案馆的归档信息的齐套、完整与优质。
(三)统一规划，优化配置，整体提升档案信息资源服务质量
档案管理作为一项基础性工作，为所在企业的发展提供必要的信息支撑和智力支持。子集团的发展模式对档案管理这项基础管理工作提出了新的要求，即子集团要在成立之初就通过统一的信息平台整合资源。这种资源的整合，不需要一步到位，也不可能一步到位。在具体实施过程中，企业应结合不同形式的子集团组建模式，分步实施，统筹规划。不同组合方式的子集团也不一定要采取相同的管理模式，而应根据自身的特点，建立符合子集团发展要求的档案管理模式。
子集团成立后，还应逐步统一档案信息资源管理规范，包括档案信息系统、著录规则、档案分类方案等，为以后档案事业的持续发展提供必要的基础和保障。信息的价值通过交流得以实现，而顺利的交流是基于统一规范的平台。在管理制度上统一、在应用系统上统一、在操作流程上统一是实现充分沟通、交流的基础。所以，统一档案管理制度，共建档案信息系统，规范档案实务操作和流程，是实现子集团档案信息资源整合，提升档案信息服务质量的基础和手段。
三、子集团档案管理中应该注意的几个问题(一)循序渐进，有计划、有步骤地开展
子集团的档案管理模式既不同于成员单位的管理模式，也不同于集团总部的管理模式。子集团是具有某些共同特征的成员单位的集合体，相比集团总部体量小，在管理形式上灵活多变，所以子集团成
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立后的档案管理模式的构建应循序渐进，根据子集团的具体组合方式，有计划、有步骤地开展。一般可以分为以下三个步聚：
一是要出台子集团档案事业发展的总体方案。方案既要满足集团总部档案事业发展规划的要求，又要符合子集团成员单位档案管理工作的实际情况；二是要根据总体方案出台一系列相关配套制度，落实方案，把方案转化为可执行的规定、办法和具体措施、实施细则；三是要建立统一的档案信息系统管理平台。没有统一的管理平台就无法实现资源的有效整合，子集团的整合优势就无法充分体现。
（二）在整合档案资源时，应注意国家秘密和商业秘密的权限控制
在整合子集团档案信息资源时，应注意不同成员单位之间国家秘密和商业秘密的权限控制。子集团内的成员单位，虽属同一团体，但各成员单位仍然属于市场竞争的独立个体，国家秘密和商业秘密依然要按照保密条款来管控，不能因为是同一团体就随意扩大知悉范围。档案不同于其他信息，是一种特殊的信息载体，承载着国家秘密、商业秘密、历史秘密。在整合档案信息资源时，要对这些涉密信息进行严格划分，对于不能随意公开的，坚决不公开，但是也不能把可以公开的信息封闭起来不共享，这样就违背了建立子集团的初衷。
(三)厘清成员单位、子集团和集团总部之间的关系，充分发挥子集团在管理层面上承上启下的作用
子集团的档案管理模式不能脱离集团总部的管控。子集团是介于成员单位与集团总部之间的承上启下的枢纽。宏观上来说，每一个子集团相对于集团总部来说就相当于一个大型的成员单位，子集团的档案管理模式应考虑集团总部和其他兄弟子集团之间的关系，从成员单位的利益出发，从集团总部的利益出发，寻求共同的契合点，推动全集团档案工作的开展。
参考文献：
[1]冯惠玲.走向单轨制电子文件管理[J].档案学研究，2019(1)
[2]胡杰，张照余.从信息共享空间看档案信息服务模式的创新[J].浙江档案，2016(9)
作者简介：陈燕宁，任职于中国电子科技集团有限公司办公厅机要文档处，主要研究方向为军工固定资产投资项目档案管理与验收、企业档案管理。
(责任编辑谢晋)
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