广州市学籍成绩管理系统使用说明书
学 校 端
版 本 V 1.2 2010-04-14
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目 录
新生核准流程 .............................................................................................................................. 1 学籍变更和学籍转入流程 .......................................................................................................... 2 毕业证书验印流程 ...................................................................................................................... 2 学校基本信息 .............................................................................................................................. 3 操作员设置 .................................................................................................................................. 3 校区管理 ...................................................................................................................................... 4 专业管理 ...................................................................................................................................... 5 学籍学历管理 .............................................................................................................................. 6 8.1 更新退役士兵、是否属联合办学和联合办学学制信息 ................................................... 6
8.1.1. 按班级批量更新 ...................................................................................................... 6 8.1.2. 个别学生修改 .......................................................................................................... 7 8.2 新生核准 ............................................................................................................................... 9
8.1.3. 操作流程 .................................................................................................................. 9 8.1.4. 校内资料校对 .......................................................................................................... 9 8.1.5. 上报资料 ................................................................................................................ 10 8.1.6. 新生核准情况查询 ................................................................................................ 11 8.3 学籍资料批量导入 ............................................................................................................. 11
8.2.1 新生学籍信息批量导入 ........................................................................................ 11 8.2.2 学籍信息批量补充 ................................................................................................ 13 8.2.3 毕业生学籍信息批量补充 .................................................................................... 14 8.2.4 毕业成绩批量导入 ................................................................................................ 14 8.2.5 毕业照片批量导入 ................................................................................................ 15 8.4 学籍资料单独添加 ............................................................................................................. 19 8.5 学籍转入申请 ..................................................................................................................... 19 8.6 学籍状态异动申请 ............................................................................................................. 20 8.7 在籍学生变更申请 ............................................................................................................. 21 8.8 学籍状态说明 ..................................................................................................................... 23 8.9 学生查找 ............................................................................................................................. 24 8.10 特殊情况学籍信息处理 ..................................................................................................... 24 8.11 学生照片单独上传 ............................................................................................................. 25 8.12 成绩管理 ............................................................................................................................. 26
8.11.1 课程成绩 ................................................................................................................ 26 8.11.2 操行评定成绩 ........................................................................................................ 26 8.11.3 鉴定成绩 ................................................................................................................ 27 毕业管理（毕业验印） ............................................................................................................ 28 9.1 毕业生符合性检查 ............................................................................................................. 28 9.2 能否毕业原因查询 ............................................................................................................. 29 9.3 上报毕业生验印资料 ......................................................................................................... 29 9.4 导出毕业生验印资料 ......................................................................................................... 30 查询统计 .................................................................................................................................... 30 新生统计表 ................................................................................................................................ 31 鉴定工种查询 ............................................................................................................................ 31 地区代码查询 ............................................................................................................................ 31 通知查阅 .................................................................................................................................... 32
第i页
1 新生核准流程
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2 学籍变更和学籍转入流程
3 毕业证书验印流程
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4 学校基本信息
打开位置 本校信息管理 -> 学校基本信息.
学校基本信息: 填写本校的相关资料，其中 “省学籍信息管理编码” 必须填写。 操作方法：录入本校基本信息后 单击 修改 按钮。
5 操作员设置
操作员设置: 对本校的系统操作员进行设置和管理。操作员分为：学籍信息管理员，学校学籍录入员和学校学籍校对员。
打开位置: 本校信息管理 -> 操作员设置 .
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1. 添加学校操作员
操作方法： 在 “操作员” 栏目中录入 帐号、类别和状态，密码信息后单击 “添加” 按钮。 说明： 相关用户权限 请单击这里 ， 如果操作员的状态为 “过期” ，则该 操作员 不能登录系统。
2. 修改学校操作员
操作方法： 在 修改相关信息后，单击 “修改” 按钮。
说明： 如果 “密码” 栏不填写内容则不修改用户密码，如果填写则修改。
3. 删除学校操作员
操作方法： 在 要删除的操作员所在行单击 “删除” 按钮。
6 校区管理
校区设置 对本校校区进行管理。 打开位置: 本校信息管理 -> 校区管理 .
1. 添加校区
操作方法： 在校区信息中输入编号、名称、类别、地址、联系人、电话、说明，单击“添加”即可。
2. 修改校区信息
操作方法： 单击“修改”按钮 。 3. 删除校区
操作方法： 单击“删除”即可。
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7 专业管理
专业管理： 按专业进行花名册打印 , 对本校专业进行管理 , 添加、 删除、修改专业和相关资料等等 。
打开位置: 本校信息管理 ->专业管理 .
1. 添加专业
操作方法： 输入专业名称，选择相应的类别，单击“添加”按钮。 注意 ：
1 请不要重复添加相同的专业，相同的专业是指 名称和级别均相同。
2 请不要修改07和08年的专业名称，如果专业名称有改变或有新的专业，请重新添加新的专业。
2. 修改信息
操作方法： 输入专业名称，单击“修改专业名”按钮。 输入说明，选择级别后，单击“修改”按钮。
说明：“修改”按钮只可修改 级别和说明，修改专业名和专业类别需要通过“修改专业名称”按钮进行修改。
3. 查看某专业所有班级具体信息
操作方法： 单击“查看班级”按钮。 可查看该专业的所有班级。 4. 查看学生具体信息
操作方法：单击 “查看学生”按钮。可查看该专业的所有学生名单。
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8 学籍学历管理
8.1 更新退役士兵、是否属联合办学和联合办学学制信息
8.1.1. 按班级批量更新
针对班级的设置会应用到整个班级的学生，如果个别学生属于例外的情况可通过个别学生修改。
第2步 选择入学学期第1步 选择学籍信息更新第3步 单击设置是否退役士兵、是否联合办学和联合办学学制第4步 单击保存设置按钮
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8.1.2. 个别学生修改
第2步 选择入学学期第1步 选择学籍信息更新第3步 单击选择班级第4步 修改信息第6步 单击“修改本页”可保存当页的所有修改第5步 单击“修改”按钮
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第8页
8.2 新生核准
8.1.3. 操作流程
8.1.4. 校内资料校对
资料校对
可针对个别学生校对，可针对班级校对，也可对全校学生进行校对。
第9页
针对个别学生校对的操作方法： 选择班级 选择要校对的学生
单击 操作对象 本页所选的学生 栏目中的 通过校对 按钮 可以对因操作错误 通过校对的学籍资料进行 撤销校对的操作
针对班级校对的操作方法： 选择班级
单击 操作对象 所选班级的学生 栏目中的 通过校对 按钮 可以对因操作错误 通过校对的学籍资料进行 撤销校对的操作
对全校学生进行校对的操作方法：
单击 操作对象 全校学生 栏目中的 通过校对 按钮 可以对因操作错误 通过校对的学籍资料进行 撤销校对的操作
校对后学生的学籍状态 改变为 学校已校对
8.1.5. 上报资料
可针对个别学生上报，可针对班级上报，也可对全校学生进行上报。 操作方法与 校对 类似。
校对后学生的学籍状态 改变为 已经上报待审核
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8.1.6. 新生核准情况查询
上报新生资料后可以通过 新生核准统计 查询新生核准的情况和人数统计。
8.3 学籍资料批量导入 8.2.1 新生学籍信息批量导入
(注意: 新生导入以 “班级”为导入单位 , 在导入资料前先创建相关的专业 和 班级) 1)
导出模板
第3步 单击按照入学学期筛选班级在 \"学籍管理 -> 学籍信息导出\" 中导出模版。 操作步骤如下：
导出模板第2步 选择入学学期第6步 单击导出学籍资料或模板第5步 单击保存’选择’状态第1步 选择学籍信息导出第4步 选择需要导出模板的班级
2) 填写资料
填写资料注意事项:
不是每一项都是必填项，请按照模板表头的说明填写 或 根据 学籍信息项目 填写。
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有部分项目填写有限制， 如 入学前文化程度 只能填写 (初中 或 高中（职高） 或 技校 或 大专（高职）或 大学 或 其他 )，不能有一个字的差别 ，如 “高中（职高）” 不能 只填写 “高中”。
其中姓名、性别、身份证、出生日期、户口地、学制、扶贫、是否低保必须正确填写, 新生核准后这些项目不能任意修改。
户口地 如果出现错误提示 请检查是否根据地区最新信息填写 ，如不能填写 广东省 广州市 东山区 应改为填写 广东省 广州市 越秀区 。如果部分地区信息修改不清楚，可根据身份证号码通过 http://qq.ip138.com/idsearch/ 查询最新的地区信息，查询结果如下图所示：
3)
导入资料
完成填写后上传到系统中
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操作：选择 “学籍管理->资料导入” 菜单，选择文件(EXCEL)新生资料文件 一栏 选择 上传的资料文件 单击 “导入” 按扭进行上传。
如果导入的资料有错误，系统会提示下载包含错误信息的文件，然后根据提示修改资料，重新上传。
8.2.2 学籍信息批量补充
在 \"学籍管理->学籍信息导出\" 中导出模版。 操作方法：
导出模板第2步 选择入学学期第3步 单击按照入学学期筛选班级第6步 单击导出学籍资料或模板第5步 单击保存’选择’状态第1步 选择学籍信息导出第4步 选择需要导出模板的班级
解压导出的压缩文件，按格式和提示填写需要补充的资料。 填写方法请参考 新生资料导入 填写资料注意事项 完成填写后上传到系统中。
操作：选择 学籍管理->资料导入 菜单，在 选择文件(EXCEL)(学籍资料补充) 一栏 选择上传的资料文件 单击 导入 按扭进行上传。
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如果导入的资料有错误，系统会提示下载包含错误信息的文件，然后根据提示修改资料，重新上传。 注意：2007和2008年入学的学籍资料还不完成，需要补充相应的资料。
8.2.3 毕业生学籍信息批量补充
操作方法：
1) 在 \"学籍管理->学籍信息导出\" 中导出模版。
导出模板第2步 选择入学学期第3步 单击按照入学学期筛选班级第6步 单击导出毕业资料补充模板第1步 选择学籍信息导出第5步 单击保存’选择’状态第4步 选择需要导出模板的班级
2) 解压导出的压缩文件，按格式和提示填写资料。 3) 完成填写后上传到系统中。
操作方法：选择 学籍管理 -> 资料导入 菜单，在 “选择文件(EXCEL)(导入毕业资料补充学籍信息)” 一栏 选择 上传的资料文件, 单击 导入 按扭进行导入。
如果导入的资料有错误，系统会提示下载包含错误信息的文件，然后根据提示修改资料，重新上传。
8.2.4 毕业成绩批量导入
操作方法：
4) 在 \"学籍管理->学籍信息导出\" 中导出模版。
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导出模板第2步 选择入学学期第3步 单击按照毕业学期筛选班级第5步 单击保存’选择’状态第6步 单击导出学生毕业成绩模板第4步 选择需要导出模板的班级第1步 选择学籍信息导出
5) 解压导出的压缩文件，按格式和提示填写课程成绩、操行成绩和鉴定成绩。
6) 为方便学校填写表格，在模板第 AB 和 AC 列增加了 学生的 学生身份证号 和 录取序号信
息。
学生身份证号 录取序号
7) 完成填写后上传到系统中。
操作方法：选择 学籍管理 -> 资料导入 菜单，在 “选择文件(EXCEL)(学生毕业成绩资料)” 一栏 选择 上传的资料文件, 单击 导入 按扭进行导入。
如果导入的资料有错误，系统会提示下载包含错误信息的文件，然后根据提示修改资料，重新上传。
8.2.5 毕业照片批量导入
学生照片是以班级为单位进行命名、处理和导入。
注意：相片要求，各学校统一使用数码照相机(400万像素以上)为毕业生拍照免冠正面彩色相片。照相时均要以红色为背景，学生穿着深色衣服，规格为标准大一寸，照片文件大小在50k到100k
之间，格式为 JPG 。
操作方法： 1、 照片命名方法
按照班级查询每个学生的 录取序号，以 录取序号 命名照片 , 如 录取序号为 20070100112345 ， 则 照片的文件名 应该命名为 20070100112345.jpg
录取序号查询方法：
在 \" 学籍管理 -> 学生毕业管理\" 中 选择 要导入照片的班级 ， 单击 “照片” 按钮 。
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导入照片 1第2步 选择毕业学期第3步 单击要查询 录取序号 的班级第1步 选择学生毕业管理导入照片 2
查询录取序号 方法二 单击 导出照片检验结果导出资料文件 查询录取序号 方法一
2、 压缩照片
以 ZIP 格式压缩整个班级的照片
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第1步 全选全班的图片第2步单击鼠标右键选择 添加到压缩文件第3步选择 ZIP 压缩文件格式第4步单击 确定 按钮生成压缩文件
3、 导入照片
导入照片1 选择入学学期2 选择资料导入5 选择照片压缩文件3 选择需要导入照片的班级4 单击 Add 按钮6 导入后出现提示框
4、 照片检查
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第2步 选择毕业学期 单击查找按钮第3步 单击照片 按钮第1步 选择学生毕业管理
也可导出带照片的检查文件,给各班班主任检查核对。操作方法:第1步 单击 准备下载文件。第2步 然后单击 导出照片检查结果(含照片) , 完成第1步后才显示此步骤的信息。 显示相应学生的照片和照片检验信息如:照片像素太低表示需要重新上传照片
导出压缩文件后打开 文件 0PicIndex.html 可供班主任检查核对照片，文件如下图所示
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8.4 学籍资料单独添加
添加学生：个别新生的单独添加。 打开位置: 学籍管理 -> 添加学生 .
输入学生的详细信息后，单击“创建”按钮。
8.5 学籍转入申请
学籍转入: 在新生核准后添加漏报或转学的学生资料(需要同时提交纸质申请到市教研室和培训处) 打开位置: 学籍管理 -> 学籍转入申请 .
操作方法: 单击 学籍转入 菜单 ， 输入学生的详细信息后，单击 “保存” 按钮。保存后需要上报资料，如何操作请看 “学籍变更申请”。
基本流程请看 “学籍变更申请和学籍转入流程”。
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8.6 学籍状态异动申请
新生核准后的学籍状态异动申请，包括退学、休学等。 1 学籍状态异动申请
打开位置: 学籍管理 -> 学籍状态异动 . 操作方法:
（1） 在菜单中选择 “班级” ，单击 班级名称 查找要进行变更的学生 ，单击 “变更申请” 。 （2） 修改要变更的资料，然后单击 “保存” 按扭。
2 学校提交申请
打开位置: 学籍管理 -> 变动信息查询 操作方法:
在菜单中选择 “变动信息查询” ，在状态中选择 “保存”状态，单击 “查找” 按扭 ,找到并选择 需要提交变更申请的资料。
单击 “变更内容”可查看变更的信息。
单击“上报” 按扭。
需要撤消资料的上报，单击 “撤消上报” 按扭，在 市教研室 审核资料 前可进行此操作。
第20页
3 市教研室审核资料 4 培训处审批资料
资料审批后，系统根据变更数据会自动更新学生学籍信息。
8.7 在籍学生变更申请
新生核准后各所学校不能直接修改学生信息，如需修改需要通过变更申请进行修改。
如果申请信息包括菜单“学籍信息项目”当中“不许自行修改”的项目,还需同时提交纸质申请。
在籍学生变更包括的内容为: 学生基本信息变更（如籍贯，出生日期等），学生转班和转专业等。
基本流程请看 “学籍变更申请和学籍转入流程”。 1 学校变更申请
打开位置: 学籍管理 -> 在籍学生变更 . 操作方法:
（1） 在菜单中选择 “班级” ，单击 班级名称 查找要进行变更的学生 ，单击 “变更申请” 。 （2） 修改要变更的资料，然后单击 “保存” 按扭。
2 学校提交申请
打开位置: 学籍管理 -> 变动信息查询
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操作方法:
在菜单中选择 “变动信息查询” ，在状态中选择 “保存”状态，单击 “查找” 按扭 ,找到并选择 需要提交变更申请的资料。
单击 “变更内容”可查看变更的信息。
单击“上报” 按扭。
需要撤消资料的上报，单击 “撤消上报” 按扭，在 市教研室 审核资料 前可进行此操作。
3 市教研室审核资料
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4 培训处审批资料
资料审批后，系统根据变更数据会自动更新学生学籍信息。
8.8 学籍状态说明
系统将学生的学籍状态设置为9种，每种状态的说明如下
学籍状态名称 培训处审批不通过 市教研室审核不通过 学校校对不通过 学校已经保存 学校待校对 学校已校对 学校经上报 市教研室已审核 培训处已审批
学籍状态说明 培训处审批不通过。 市教研室审核不通过。 学校校对不通过。 某个学生的学籍信息处于录入状态，等待学校校对。 某个学生的学籍信息处于录入状态，等待学校校对。 学校已经对某个学生的学籍信息进行校对。 学校已经对某个学生的学籍信息进行校对，并已经上报市教研室，等待市教研室审核。 市教研室已经审核某个学生的学籍信息，等待培训处审批。 某个学生的学籍信息处于审批状态。
相关人员在某个学籍状态的操作权限说明
学生学籍状态名称 学籍信息管理员 可编辑 可校对 可编辑 可校对 可编辑 可校对 可编辑 可校对 本校学籍录入员 (未实现) 可编辑 可编辑 可编辑 可编辑 学籍校对员 (未实现) 可编辑 可校对 可编辑 可校对 可编辑 可校对 可编辑 可校对 市教研室 培训处 培训处审批不通过 市教研室审核不通过 学校校对不通过 学校已经保存 第23页
学校待校对 学校已校对 学校已上报 市教研室已审核 培训处已审批
可编辑 可校对 可编辑 可撤销校对 可编辑 可编辑 可校对 可审核 可撤销审核 可审批 可撤销审批 相关操作对学籍状态的影响
操作 学校校对 学校上报 审核 撤销审核 审核不通过 审批 撤销审批 审批不通过
原学籍状态 培训处审批不通过、市教研室审核不通过、学校校对不通过、学校已经保存、学校待校对 学校已校对 学校经上报 市教研室已审核 市教研室已审核 市教研室已审核 培训处已审批 培训处已审批
操作后学籍状态 学校已校对 学校已上报 市教研室已审核 学校已上报 市教研室审核不通过 培训处已审批 市教研室已审核 培训处审批不通过 8.9 学生查找
学生查找:根据设定的条件查找学生。 打开位置: 学籍管理 -> 学生查找 .
操作方法： 选择专业，输入你所知道学生的信息，单击”查找”按钮。 说明：假如全部输入错误，可以按“重置”按钮，重新输入 。
8.10 特殊情况学籍信息处理
如果学生的身份证号码出错，在录入或导入系统时需要进行如下操作： 1、 录入
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身份证填写 18 个 0特殊情况学籍信息处理1填写未有户籍登记3 选 “*” 号2 户口地省份选 “其他(无户籍)”4 选 “*” 号
2、 在将此类学生的信息导入系统时也按照上述方法填写学生的身份证号、户口性质、户口所在地。
8.11 学生照片单独上传
打开学生的详细信息后，进行如下操作:
第2步 单击 “浏览”按钮，选择要上传的照片。第1步 单击学生照片，弹出上传照片的窗口。第4步 单击上传按钮。第5步 关闭上传窗口。第3步 选择要上传的照片。
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8.12 成绩管理
8.11.1 课程成绩
功能包括 ：查看、修改、删除成绩，修改科目名称等。
第2步 选择毕业学期 单击 查找 按钮第3步 单击查看按钮第1步 选择学生毕业管理第4步 选择科目后,单击查找按钮要修改成绩 请单击修改按钮。要修改科目名称请单击 修改科目名称按钮。
8.11.2 操行评定成绩
功能包括 ：查看、修改操行评定。
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第2步 选择毕业学期 单击 查找 按钮第3步 单击查看按钮第1步 选择学生毕业管理要修改操行成绩 请单击修改按钮
8.11.3 鉴定成绩
功能包括 ：查看、修改、删除鉴定成绩。
第2步 选择毕业学期 单击 查找 按钮第3步 单击查看按钮第1步 选择学生毕业管理要修改鉴定成绩 请单击修改按钮。要删除鉴定成绩 请单击删除按钮。
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9 毕业管理（毕业验印）
毕业管理：对各学校的毕业班学生进行毕业条件符合性检查，导出毕业证验印登记名册，技工学校毕业成绩登记册，符合毕业条件的毕业生资料，不符合毕业条件的毕业生资料 。
学生能否毕业的条件：
1) 是否经省市招生审批录取有学籍的学生，学生基本情况属实。 2) 专业学制和教学计划是否按规定完成。
3) 文化基础课、专业基础课和专业课的成绩是否考试合格。 4) 毕业生的操行评定、职业技能鉴定成绩是否合格。
5) 是否具备相关专业等级技能证书、按照报批的教学计划、教学大纲规定的专业及工种要求执行。
9.1 毕业生符合性检查
1) 2) 3) 4) 5)
选择菜单 “学生毕业管理”。 选择毕业学期。
单击 “查找”按钮, 找出在该学期毕业的所有毕业班级。 选择 需要 进行 毕业的条件检查 的班级 (打勾)。
单击 “毕业生符合性检查” 按钮，系统对学生的毕业条件进行检查。
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9.2 能否毕业原因查询
第2步 选择毕业学期 单击查找第3步 单击查看符合性检查结果第1步 选择学生毕业管理第4步 查看是否符合毕业条件单击可查看具体原因第5步 查看原因
9.3 上报毕业生验印资料
毕业资料上报需纸质和系统同时操作，同时也便于学校管理毕业资料的报送批次，系统上报操作如下：
第29页
第3步 单击可通过下列菜单筛选班级，该步骤可选第2步 选择毕业学期第4步 选择报送批次，必选第5步 对相应的符合毕业条件的学生进行资料上报方式有三种分别如下:1 可通过 选择 打勾 直接选择要上报的学生2 可通过班级下拉菜单 选择报送的班级 3 可对全校的符合毕业条件的学生一次上报第1步 选择毕业资料上报第6步 检查批核状态是否变为 已上报
9.4 导出毕业生验印资料
毕业生学籍资料包括：导出毕业证验印登记名册， 导出技工学校毕业成绩登记册， 导出符合毕业条件的毕业生资料， 导出不符合毕业条件的毕业生资料 。
第2步 选择入学学期第3步 单击按照毕业学期筛选班级第6步 单击导出毕业生资料毕业资料的导出设置1 可按照毕业验印状态筛选导出的资料2 可按照上报批次筛选资料3 可设置是否按班级分类导出的上报材料（第3点 设置 成绩登记册除外）第5步 单击保存’选择’状态第1步 选择学籍信息导出第4步 选择需要导出的班级
10 查询统计
根据设定的条件进行学生人数的统计和学生资料的导出。
打开位置: 学籍数据统计 -> 查询统计
操作方法
1. 统计
操作方法： 选择专业，输入需要进行统计的条件，单击”统计”按钮。
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说明：假如全部输入错误，可以按“重置条件”按钮，重新输入 。 2. 统计结果导出
操作方法： 完成统计后，单击 “导出查询结果” 可以导出相关的学生资料。
11 新生统计表
按照地区，学生类别等生成新生统计表，主要包括 招生统计表，新生结构表 ，新生分布表。 打开位置: 学籍数据统计
12 鉴定工种查询
在导入学生毕业资料中需要填写学生已经考取的工种证书，工种证书的填写必须按照 系统中现有的名称填写。
查询方法如下：
第1步 选择地区名称查询第2步 选择 类别 查询到的工种名称，导入学生考证成绩时，证书名要能够在此查到，如果这里没有请联系管理员 添加。第3步 单击“查询”按钮。
13 地区代码查询
在导入新生资料或修改学生信息时，户口地和籍贯 必须按照 地区代码查询 表中的地区名称填写，此功能方便学校对各个地区的名称进行查询。
查询方法如下：
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第1步 选择地区名称查询第2步 选择省份 查询到的户口地，学生学籍信息的籍贯和户口地都按照这里的查询结果填写第3步 选择市，然后选择区 ，最后单击 “确定”按钮。
14 通知查阅
查阅通知，了解最新消息。 阅读通知 操作方法：
在系统上方 单击 “阅读通知”，如图1所示。
单击 “已阅通知”可查看已经阅读的通知，单击 “待阅通知”可查看未阅读的通知。 在通知列表单击 “查 看”按钮可查阅相应的通知。
图1
保存阅读意见
说明：用户可在“阅读意见”中填写阅读意见，单击“保存意见”按钮保存阅读意见。
资料上报
操作方法：在附件上传栏单击\"浏 览\"按钮，选择要上传的附件，然后单击\"上 传\"按钮。已上传的附件会出现在附件编辑栏中。
注意：文件上传后要 单击 “保存附件”通知才能保存已经上传的附件。 说明：如果通知需要上报资料，可通过附件编辑栏上传文件。
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