B-DC-001(文件管制程序)

文件名稱 制訂部門 文件管制程序 文管中心 吉嘉電子股份有限公司

編 號 版 別 B-DC-001 N 制 訂 日 期 89年10月20日 頁 次 共7頁 第 1 頁 1. 目的：使品質系統所使用之文件正確流通，以確保各相關部門能適時獲得適量且有效之 最新文件。 2. 範圍：品質系統各類程序文件及各相關品質文件之制訂、審查、修訂、廢止、分發、回收、 銷毀及保存等均適用之。 3. 權責： 3.1 文件之審查、核准、頒佈、發行權限： 文件類別 制訂 審查 核准 頒佈 發行 品保手冊 品保部 管理代表 總經理室 總經理 文管中心 程序書 標準類 表單 各相關單位 相關單位主管 文管中心 文管中心/ 各相關單位 相關單位主管 相關單位主管 管理代表 指定控管單位 各相關單位 相關單位主管 相關單位主管 管理代表 文管中心 管理代表 總經理室 3.1.1標準類之圖面，承認(檢討)書由工程部主管核准後發行。 3.2文件之分發、收回、銷毀與管制：文管中心。但儀校類作業指導書與檢驗規範類為品保部；零件編號法則與生產用作業指導書為工程部；作業指導票為生產部。 3.3 文件之修訂及廢止：原制訂部門提出。 3.4 表單之編號與存稿：文管中心。 4. 定義： 4.1 品保手冊：品質保證手冊。 4.2 程序書：文件管制、合約審查等，品質保證手冊內所含之各項程序。 4.3 標準類：作業標準、檢驗規範、使用手冊、技術文件等。 4.4 表單：未填寫任何文字記錄的空白表格或單據均屬之。 5. 作業內容： 5.1 文件管制作業流程詳見附件7.1。 5.2 文件撰寫格式： 5.2.1 品保手冊與標準類的撰寫格式，由各制訂單位依需求設計。 5.2.2 程序書的封面使用「文件封面格式」。 5.2.3 程序書的內容格式使用「文件內容格式」。 5.2.4 程序書的文件章節編號方式與格式如下: 1. 1.1 1.1.1 D-DC-002-A

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編 號 版 別 B-DC-001 N 制 訂 日 期 89年10月20日 頁 次 共7頁 第 2 頁 1.1.1.1 文件編碼系統：除作業指導書之編碼依詴作管制程序規定外，各類文件之制訂、修訂均5.3 需由擬案單位，依文件編碼系統編號管理。 5.3.1 文件編碼系統： Ｘ － ＸＸ － ＸＸＸ ( － Ｘ ) 文件類別 功能別 流水號 (版別-僅限表單使用) 5.3.1.1 文件類別： Ａ － 品保手冊 (一階文件) Ｂ － 程序文件 (二階文件) Ｃ － 標準類 (三階文件) Ｄ － 表單類 (四階文件) 5.3.1.2 功能別： ＧＭ － 總經理室 ＰＮ － 人事 ＧＡ － 總務 ＡＣ － 會計 ＱＡ － 品保 ＰＣ － 生管 ＰＵ － 採購 ＰＥ － 生技 ＭＴ － 資材 ＭＡ － 生產 ＲＤ － 工程 ＡＤ － 管理 ＤＣ － 文件管制 ＣＣ － 資訊 ＣＨ － 國外 5.3.1.3 表單之編號編碼系統，可視需要再加上版別。表單之編號由文管中心編號。各文件在引用時，可省略版本之標示，但有需要有指定使用版本時，則不得省略。 5.3.2 文件編碼由原制訂單位編號，條文3.2所指定的控管單位管制，不得有重覆之情形。 5.3.2.1 零件編號法則針對零件種類別，於文件格式右上角，以流水號方式區 分之。 5.3.3 版別： 5.3.3.1 以英文字母從A到Z編寫。修改時由制訂單位控制，文管中心管制。 5.3.3.2 作業指導書、作業指導票、檢驗規範之版別，由制訂單位控制。新制訂時為A版，第一次修訂改為A1版，再修訂則數字累加一位為A2版，以此類推。當文件已修改5次後，版別變更為B版。 5.4 文件制訂、審查、修訂、廢止作業： 5.4.1 文件制訂作業：視業務需要及組織任務，由適當單位指定專人擬案，並填具「文件管制表」，按文件編碼系統編號，註明管制等級、分發單位及分發數量，由D-DC-002-A

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編 號 版 別 B-DC-001 N 制 訂 日 期 89年10月20日 頁 次 共7頁 第 3 頁 擬案單位送相關單位審查、核准後，經總經理室頒佈後，由文管中心或指定控管單位發行。 5.4.2 文件修訂作業：文件有修訂之必要時，得由提議單位填具「文件管制表」，說明修訂原因後，交原擬案單位研議修改。修改完成後之文件審查、核准、頒佈作業，同文件制訂作業。 5.4.3 文件廢止作業： 5.4.3.1 文件廢止之申請、審查、核准、頒佈作業，同文件修訂作業(圖面、承認書、檢討書、由工程部主管核准後實施) 。 5.4.3.2 文件廢止後，原文件之編號應列管，不可再重覆應用。 5.5 文件管制等級：本公司文件分一般類文件及管制類文件。 5.5.1 管制類文件：品質手冊、程序書及標準類文件。 5.5.2 一般類文件：除非制訂單位主管另有指定，否則為非管制類文件。 5.6 文件分發、收回作業： 5.6.1 文件分發：文件經核准頒佈發行後，由控管單位登錄 「文件一覽表」中列帳管理，並依擬案單位所定之分發單位及數量影印，加蓋「發行」章後發行，並請收文單位在「文件分發回收銷毀記錄表」或「文件分發回收銷毀記錄章」上簽收。 5.6.2 對外發行文件應加蓋「對外發行」章，由承辦單位代為簽收分發，並在「對外文件發行記錄表」或「文件分發回收銷毀記錄章」上簽收。 5.6.3 文件收回： 5.6.3.1 修訂、廢止時，應由控管單位依分發記錄收回舊版文件，並作回收記錄。 5.6.3.2 對外發行文件修訂時，舊版文件可不回收。 5.7 暫行文件之發行： 5.7.1 發行時機： 5.7.1.1 因應客戶暫定之要求。 5.7.1.2 因急需而暫時變動標準（由工程部或品保部或生技課負責）。 5.7.1.3 僅完成部份文件，而無法發行完整文件時，且此部份文件的暫時發行，有助於工程、生產或品保作業之緊急處理。 5.7.2 發行程序：基於時效性，暫行文件得由前述有關單位主管核准後發行。但於文件上須標示 「暫時發行」 字樣及發行日期，除非有特別規定或說明，否則該有效期限為三個月，逾期則自動失效且不予收回。 5.8 文件保管、保存期限及銷毀作業： 5.8.1 文件保管 5.8.1.1 品質手冊、程序書、標準類文件等原稿,由指定控管單位負責列帳管理。 5.8.1.2 各單位簽收之文件，由各單位指定專人負責保管。 5.8.1.3 外來技術文件管制之方式，參考「技術資料管制程序(外來文件)」。 D-DC-002-A

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編 號 版 別 B-DC-001 N 制 訂 日 期 89年10月20日 頁 次 共7頁 第 4 頁 5.8.1.4 圖面資料管制之方式，參考「圖面管制程序」。 5.8.1.5 電子媒體管制之方式，參考「電子媒體管制程序」。 5.8.1.6 記錄由各相關單位負責保管。 5.8.2 文件保存期限： 5.8.2.1 舊版系統文件、程序書、標準類文件等原稿，在控管單位的保存期限未超過二年者，不得銷毀。原則上為永久保留，但可依實際需要，提必要之檢討，再修改程序書規定，以便銷毀之。 5.8.2.2 過時外來文件保留時間至少一年。 5.8.2.3 品質記錄依「品質記錄管理程序」規定保存。 5.8.3 文件銷毀： 5.8.3.1 控管單位所收回之舊版文件，除保留一份原稿並加蓋「作廢」章外，其餘銷毀。 5.8.3.2 各保管單位逾保存期限之記錄，由各保管單位自行銷毀。 5.9 文件檔案管理： 5.9.1 除控管單位外，各收文單位對於管制類文件，應使用「管制文件保管一覽表(單位別)」，註明保管者並列入移交。 5.9.2 控管單位之文件管理，需納入內部品質稽核項目中，以確保資料之正確使用。 5.9.3 控管單位所保管之文件，必須於適當時間發行「文件一覽表」，供各使用單位核對其所使用之文件是否為最新之資料。 5.9.4 現場使用之文件應放置在適當場所。 5.9.5 管制文件不得擅自修改或影印流通，但生技之「作業指導票」及品保部使用之「作業指導書」，則可依下列原則做必要之修正或註記。 5.9.5.1 作業指導票：依需要得隨時修正以反映時效，但須登錄於「作業指導票修訂記錄管制一覽表」中，並經主管核准後，方可正式使用。 5.9.5.2 品保部使用之「作業指導書」：品保部無權直接修正「作業指導書」之內容，但若為確保檢驗之效率與正確性，得適度註記相關輔助性、形容性之重點或補充說明，其文字不得與原意相背。此補充敘述文字需經主管簽核始生效。 5.9.6 文件分發份數不足或發現有缺頁、破損、字跡模糊等狀況時，應填具「文件補發申請書」，經單位主管審核及原擬案單位主管核准後，送控管單位補發。 5.9.7 文件的借閱，可到控管單位填寫 「文件借閱申請表」，由控管單位人員調出文件給借閱人參考，但不得攜離。 5.10 文件生效日：文件發行日即為文件生效日。 5.11 為節約紙類資源，各類文件及表單應儘可能實施無紙化管理，並得分階段實施。 5.11.1在未啟用「文件管理系統」套裝軟體，各類文件〔除作業指導書、作業指導票、承認書、檢討書外〕，均得利用網路系統，做第一階段之無紙化作業。 D-DC-002-A

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編 號 版 別 B-DC-001 N 制 訂 日 期 89年10月20日 頁 次 共7頁 第 5 頁 6. 參考資料／使用表單： 6.1 詴作管制程序(B-RD-001) 6.2 技術資料管制程序(外來文件) (B-DC-002) 6.3 圖面管制程序 (B-RD-004) 6.4 電子媒體管制管制程序 (B-CC-001) 6.5 品質記錄管理程序 (B-QA-011) 6.6 文件封面格式 (D-DC-001) 6.7 文件內容格式 (D-DC-002) 6.8 文件管制表 (D-DC-003) 6.9 文件一覽表 (D-DC-004) 6.10 文件分發回收銷毀記錄表 (D-DC-005) 6.11 對外文件發行記錄表 (D-DC-006) 6.12 文件補發申請書(D-DC-007) 6.13 文件借閱申請表 (D-DC-008) 6.14 作業指導票修訂記錄管制一覽表（D-PE-005） 6.15「發行」章格式 5.11.2文管中心負責維護存放於公用硬碟之各類文件及表單之檔案，供使用者唯讀查閱。其路徑為網路上的芳鄰\\SERVER02\\吉嘉公告欄\\ISO文件夾，且自實施日起，各單位不得再保留列印文件﹝表單除外﹞。 5.11.3各文件檔案之更新日期，即為新版發行及舊版廢止之時機，故不再執行5.6「文件分發、收回作業」之規定。 5.11.4文件之制訂、審查、核准、頒佈，得使用E-mail為傳遞文件及溝通之工具，文管中心應於發行時，保存E-mail往返內容，以茲證明文件之制訂、審查、核准、頒佈之程序合法性。 D-DC-002-A

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編 號 版 別 B-DC-001 N 制 訂 日 期 89年10月20日 頁 次 共7頁 第 6 頁 6.16 「對外發行」章格式 6.17 「作廢」章格式 6.18 「文件分發回收銷毀記錄」章格式 D-DC-002-A

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編 號 版 別 B-DC-001 N 制 訂 日 期 89年10月20日 頁 次 共7頁 第 7 頁 7. 附件： 7.1文件管制作業流程 文件制訂／修改／廢止 編 號 NO 審 查 核 准 NO 頒 佈 制、修訂 分 發 制、修訂 記錄、管制 作廢 修正 舊版回收 銷 毀 D-DC-002-A