工程档案管理办法-rev3

一、目的

为更好的规范工程部建设工程过程中各种资料档案管理，做好档案管理分类清晰、防止资料管理的丢失，现特制订本办法。 二、适用范围

松藻易高煤层气有限责任公司范围内的所有技术方面资料，包括但不限于：对外往来传真、会议纪要、图纸、施工资料（包括质量、安全、签证等）、招投标资料、合同、图纸、竣工资料、设备档案、预决算资料、施工影像资料等。 三、归档部门与人员

1、工程档案归档部门为工程部。

2、工程部设专职档案管理员，档案管理员为公司工程方面对外往来接收资料收发唯一人员。

3、档案管理员收到外来资料时，按程序填阅工程资料审阅单，交相关领导审阅。 四、档案管理要求：。

1、档案分类应视内容、部门、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为 若干小类。

2、同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个 档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。

3、每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。

4、档号之表示方式如下A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2 其中A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号。D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。

5、档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容 性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。

6、各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多 寡及增长情形而斟酌决定。

7、档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名 称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

8、档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。

9、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

10、档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主 要类别，编列档号。

11、档号应自左而右编列，左方装订的案件，应将档号填写于案件首页的右上角。 12、归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要 使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。

13、档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。

14、管档人员应随时清扫档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年度更换时， 依规定清理一次，已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，必要时向主管官署报备，并于目录表之附注栏内注明销毁日期。2.保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“ 收(发)文登记单”附注在其保留文件上，并在上注明部分销毁之日期。 五、档案保存期限

工程档案永久保存。 六、归档资料质量要求：

1、归档纸制文件要求为原件，且为用碳素墨水填写。 2、归档文件要求字迹清晰，且盖印盖章手续齐备。

3、文字资料要求为A4纸，图纸折成A4幅面存档，标题栏漏在外面。 4、图纸要求为蓝图，竣工图要求为新蓝图，不得用图纸复印件。

5、竣工图必须盖竣工图章。如利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据，凡施工图结构、工艺、平面布置有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，必须重新绘制竣工图。 七、档案归档时间要求

所有部门档案应在档案上相关时间2周内归档，超出时间后将对相关人员给予考核。 八、档案借阅

1、各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具“调卷单”经其部门经理核准后持向管档人员调阅。

2.管档人员接到“调卷单”经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上填注借出日期后，将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定归还日期之先后整理，以备稽催。

3.于档案室当场借阅者，免填“调卷单”。

4.档案归还时，经管档人员核查无误并于“调卷单”填注归还日期及签章确认后，档案即行归入档夹。“调卷单”由管档人员留存备查。

5、“调卷单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延长 调阅期限时，应按调阅程序重新办理。

6、调卷人员对于所调案件，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请管档人员负责处理。

7、调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应经调卷变更登记，不得私自授受。

8、调阅案件限与经办业务有关者，如调阅与经办业务无关之档案，应经工程总监以上人员同意方可。