医院公文管理制度

公文管理制度

第一条：公文是请示报告、传达指示、决定决议、批复处理、 管理指导工作的重要形式。公文的密级为：绝密、机密、秘密、 公开，分别上报或者下发到不一致的部门与级别。

第二条。行文的格式要统一规范，标题段落清晰，层次清楚， 文字精炼、表述准确。要标明签发人、秘级编号、发送单位、印 制份数、页数等。

第三条。公文收发后要按要求传到达位，及时组织有关人员 学习领会上级精神，不得扣发、截留、拖延，严守文件秘密或者 商业情报信息。

第四条：文件种类要紧包含：红头文件、通常文件与外来文 件三种。公司的规章制度、规定、方法、决议、通知、纪要、命 令、指示、通报，与向政府部门的请示、报告等，一律以公司红 头文件印发，其他文件可用普通纸印发。第五条：红头文件用于 公司重大人事任免、规定、决定、通报、总裁令、上行文、总裁 办公会议纪要、董事长会议纪要、批复等。决定用于对重要事项 或者重大行动做出安排，奖惩有关部门或者人员，变更或者者撤 销不适当下级部门的决定事项。规定用于对某一方面的工作做部 分的规定。通报用于表彰先进，批判错误，传达重要精神或者情 况。

不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。珍贵的实物档案、 重要

的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。凡私自抄录、 摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为，严格按照国家《档案 法》、《保密法》予以追究法律现行责任。档案是公司的珍贵财富， 各类档案本身具有机要性质，因此，档案管理人员务必遵守保密 制度，履行保密手续，严格遵守保密规定，确保档案的安全。凡 使用档案，务必经档案人员提供，任何人不得直接动用。借阅档 案务必严格办理手续，限期使用，按期返还，档案管理人员要对 返还的档案认真检查核对，发现问题及时追查。使用绝密、机密 档案与引进技术资料、科研成果、创造制造、专利、新产品、新 工艺等技术文件材料，须严格履行审批手续，未经批准的，严禁 提供使用。

第六条：档案期限：永久储存：公司章程；股东名簿；各类 规章制度、组织规程及办事细那么；董事会及股东会纪录；财务报 表；政府机关核准文件；不动产所有权证及其他债权凭证；工程 设计图；其他经核定须永久储存的文书等。十年储存：预算、决 算书类；会计凭证；事业计划资料；其他经核定须储存十年的文 书。五年储存：期满或者解除之合约；其他经核定须储存5年的 文书。一年储存：结案后无长期储存必要的文件。档案要慎重销 毁，对没有储存价值、保管期限已满，无须继续储存的档案进行 销毁处理。务必严格按照规定对马上销毁的档案进行严格鉴定, 列出档案销毁清册。批准销毁的档案，应及时处理，且要有两人 以上鉴销；销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明已经销毁并签 名盖章，并在相应的《案卷目录》、《档案总登

记簿》上注明“已 销毁”。停产或者已生产完毕的产品图纸与技术文件材料，与其 他经鉴定审批拟销毁的档案资料，统一由公司下文，由行政办公 室组织回收统一销毁。

7、合同管理制度

第一条为加公司及各部门的合同管理工作，规避风险，根据 《中华人民共与国合同法》、国家有关法律法规，制定本制度。

第二条本制度适用于公司及各部门；本制度中的合同是指以 公司为主体签订的，包含合同、具有合同性质的意向书、协议书、 招投标文件，或者其他涉及各方当事人实质性权利义务关系的具 有合同性质的文件等。

第三条以公司名义从事的生产经营活动，均应以书面形式订 立合同。第四条公司有关部门是合同的承办业务单位，负责业务 分工范围内的合同承办及管理工作。实行合同承办制度、合同审 核会签制度、合同保密制度、合同统一编号制度、授权委托制度、 合同档案管理制度、重大合同备案制度等，以加强合同监督及管 理。

第五条法务部门职责：

、负责制订、修改同管理制度，使合同管理规范化、法制

化。

二、负责审查、修订、制作、印发各类标准化合同文本。 三、负责对各部门的合同进行法律审查。 四、参与重大合同的谈判，制定合同编号原那么。 五、负责按规定办理授权委托书的草拟、制作及送签。 六、负责外聘律师工作，负责监督依法签订与履行合同。 七、参与合同纠纷的调解与处理。

八、其他合同管理工作。第六条合同承办部门职责。

一、负责对本部门承办的合同对方的主体资格与资质进行审 查。 二、负责组织本部门承办合同的谈判，合同文本的起草。 三、负责合同文本及审查会签的流转。 四、对所承办合同的履行情况进行跟踪。

五、负责及时向法务部通报合同履行过程中发生的问题，并 提出解决意见与建议。

六、按集团保密制度制定、履行合同的保密措施。

七、负责指定专人负责储存合同文本，与及合同的履行、变 更、终止合同有关的文件，及时交行政办公室归档。

八、指定专人建立健全本部门合同管理台帐与档案。第七条 合同协办部门职责：

合同工程明确协办部门的，协办部门（如技术协议编制部门、 造价部门等）应根据领导指示与部门职责，积极协助承办部门办 理合同的有关事宜。第八条财务管理中心职责：

一、审查合同中的财务收支事项是否符合国家财经法律、行 政法规与公司财务管理制度。

二、对合同中影响财务的重要事项提出意见。

三、根据国家财经法律、行政法规与公司财务管理制度对合 同资金进行操纵。

四、财务部门认为需审核的有关内容。第九条工程管理中心 职责 一、负责审查工程工程的承包形式、工程价格、材料提供、 工期约定、中间交工工程的开竣工时间及验收、发包方的各项义 务、承包方的各项义务、隐蔽工程、设计变更程序的约定、竣工 验收、保修内容、保修期限等内容

二、工程运营中心认为需审核的其他内容。第十条预算审核 部职责一、负责审查基建工程预算、造价等是否合理、准确等。

二、工程管理中心认为需审核的其他内容。

第十一条合同承办制度是指由法定代表人或者委托代理人 或者合同承办部门确定合同承办人，合同承办部门及承办人对合 同谈判、签订、履行等的全过程负责。合同承办部门负责人是业 务分工范围内合同管理的第一责任人，对合同管理负要紧责任。

每件合同须由法定代表人或者委托代理人或者合同承办部门确 定一名承办人签字承办。临时性的借调、聘用人员能够协助但不 得成为合同承办人。第十二条合同承办人应自被确定为承办人起, 至合同履行完毕止，对合同全过程负责。期间出现与合同有关的 问题由承办人协调解

决，承办人协调不成的，须及时与有关领导 进行协商，并以承办人为主进行解决。

第十三条合同承办人在承办合同之前，关于应进行招投标的 合同，应确认该合同是否按照有关规定进行了招投标。违反强制 招投标规定要求的合同，承办人有权拒绝承办。

第十四条合同承办部门应当根据需要，协调监察审计部门及 其他有关部门的人员参与谈判。

第十五条合同承办人应在合同谈判前，完成对签约对方的主 体资格与资信情况的熟悉与审查工作。审查内容包含：

一、主体资格合法，具有经工商局年检的企业法人营业执照， 其核载内容与实际相符。

二、合同方的经营范围符合合同约定内容；涉及专营与等级 许可的，应具备相应的许可证与资质证书。

三、具有相应的履约能力，即具有支付能力、生产能力、运 输能力、技术能力等。必要时应要求其出具资产负债表、资金证 明、注册会计师签署的验资报告等有关文件。

四、具有履约信用。过去三年重合同、守信用、无违约事实,

现实未涉及重大经济纠纷或者重大经济犯罪案件。

五、合同方由委托代理人代签合同的，应出具真实有效的法 定代表人身份证明、授权委托书、代理人身份证明。

上述资料为合同报审不可或者缺的附件，其文本为复印件时, 须加注“与原件核对无误”字样。合同方履约能力或者资信状况 有瑕疵的，不应与其谈判及签订合同；务必签订合同时，应要求 其提供合法、真实、有效的担保。其中以保证形式作出的担保， 其担保人务必是具有代偿能力的独立经济实体，并应对担保人适 用前款规定进行审查。

第十六条承办部门在洽谈合同之前，应向参加合同洽谈的有 关部门报送有关的资料，其中包含：拟定签约对象及其资信资料、 合同说明、费用预算及根据、招投标资料等，同时提供以上资料 的电子版本，以便于有关人员熟悉资料，为合同洽谈做准备。第 十七条合同洽谈须有三人以上参加，原那么上应包含合同承办人、 有关专业技术人员、监察审计人员等，与另一方要紧负责人员进 行合同谈判。

第十八条合同谈判结束后，应填写《合同洽谈记录表》，并 将谈判结果落实在合同文本的有关条款中，形成合同草拟文本。

第十九条合同语言应严谨、简练、准确。合同中的术语、特 有词汇、重要概念应设专款解释。合同中涉及数字、日期时须注 明并大写。

第二十条合同一律使用书面形式。凡国家或者行业有标准或 者示范文本的，应当优先使用。合同各方协商一致的修改、补充 合同的文书、电报、电传、图表等是合同的构成局部。计划单、 调拨单、任务单

（书）、预算单（书）等类文件，能够作为合同的 构成局部，但不得以其替代合同。第二十一条合同条款应包含但 不限于以下内容：

一、合同各方的法定名称、地址、邮政编码、 、法定代 表人姓名与职务、委托代理人姓名与职务、联系方式。

二、签约目的与根据。 三、标的。

四、数量与质量，检验标准与方式。 五、价款或者酬金及结算、支付方式。 六、履约的地点、期限与方式。 七、争议解决的方式及司法管辖。 八、违约责任。

九、变更或者解除的条件。

十、根据法律或者合同性质务必具备的条款或者双方当事人 共同认为务必明确的条款。

十一、合同正副本份数。十二、附件名称。

十三、合同生效的时间与条件。十四、签约的地点、日期。十 五、签约各方开户银行及账号。十六、签约各方公章或者合同专用章。十

七、法定代表人或者委托代理人签章。

第二十二条合同审查实行审核会签制度。合同承办人完成草 拟文本后，应填写《合同会签审核单》的各项内容，并将合同草 拟文本、

技术协议、招投标书、招标修改、补遗及答疑文件、投 标澄清及修正文件、商务报价及其它有关资料，逐级呈报各级审 查会签最终经董事长审批后，由各子公司法定代表人或者委托代 理人签订合同。涉及安全生产、工程施工的合同应同时签订安全 协议，作为合同的附件。

第二十三条合同审查的通常程序是： 一、各部门内部审查。

二、送有关部门（法务部、工程技术部、造价部、预算审核 部、审计监察部等部门审查）。

三、根据本制度由有关领导审批，最终由董事长审批。

四、合同承办部门能够根据需要，提请增加有关业务部门对 合同进行审查，各有关业务部门根据其部门职责范围对该合同进 行审查。

第二十四条有关部门根据本制度的职责分工参与合同审查, 在审查合同草案时，可根据需要，要求承办部门提供与合同有关 的补充证明材料。

第二十五条审查意见应明确、具体，禁止使用“原那么同意”、 “基本可行”等模糊性语言。

第二十六条承办人向有关部门提交合同草案时，应预留3-4 个完整工作日供其审核。各审核部门遇特殊情况需延长审核时间 时，应向承办人申明理由并征得同意。涉外合同的审核时限，累 计最长不应超过7个工作日。

第二十七条各会签部门在审核合同草案时，发现重大错误、 遗漏、

不妥时，应在合同会签审核单上提出书面审核意见，需要 退改时应连同全部文件退还承办人。承办人修改之后应重新审核, 审核期限重新计算。

第二十八条合同在会签审核流转结束后，合同文本即为最终 双方需要签订的文本，任何人不得再做修改。

第二十九条合同在会签审核流转结束后，合同承办人法务部 门进行合同的统一编号。在获取合同编号后，承办人即可对合同 文本进行打印或者印刷。

第三十条合同统一编号是法务部门在确认合同完成审查会 签程序后，对合同实行统一编号。合同务必经统一分类、编号， 方可由合同承办部门报送各部门、法定代表人或者委托代理人签 署及用印。各部门在签署合同时，应根据本制度，由法务部门在 合同正式文本上注明合同编号。如合同为对方拟订，且已对合同 编号，也应在合同正式文本封面上标注我方合同编号。第三十一 条合同按照内容不一致分为建筑工程合同、建筑安装工程合同、 设备购置合同、材料购置合同、零星购置合同与其他类型合同。

第三十二条法务部根据编号规那么及签订合同的时间顺序对 合同进行统一编号。

一、合同编号由以下局部构成：aaaa-ht 1 b-nf-x 1 h； 二、aaaa为单位编码，系各单位声母简称；例如。盘锦胜友 文化

科技，编码为sywhkjo

三、htlb为合同类别，依本章所分合同类别，取前四个汉字 声母作代码；jzgc-建筑工程合同；jzaz-建筑安装工程合同； sbgz-设备购置合同；clgz材料购置合同；Ixgz零星购置合同; qtht-其他类型合同等；四、nf为合同签订年份，取四位数；

五、xlh为序列号，合同签订时同类合同的序号，三位数。 假如一个合同存在假设干附件，那么该合同附件也应当编号。合同附 件以

fj编号，应为合同编号加上附件序号。例如：sywhkj-sbgz- 2012-001fj01o合同变更时务必严格履行审批程序，签订补充合 同，补充合

同应以be编号，在合同编号后加上补充序号，例如： sy-sywhkj-sbgz-

2012-001bc01o

第三十三条所有合同的签订均由公司法定代表人或者其授 权委托代理人签字。各业务部门不得以公司的名义对外签订任何

第六条：通常性文件用于普通性的通知、通告、商务信函、 商务公关与传播文书、职员职业生涯书等。外来文件指外单位或 者国家、省、市、县行政管理部门来文。第七条：红头文件的内 容包含：发文单位、签发人、秘密等级、紧急程度（急、加急）、 发文字号、标题、主送机关、正文、印章、时间、附件、主题词、 承办部门、承办人、抄送部门、落款、页数、印发份数等。

第八条。发文单位/部门（红头）应当写规范化全称。与有 关单位/部门联合行文，通常情况下主发文单位/部门排列在前。

第九条。标题应当准确简要地概括文件的要紧内容，通常应 当标明发文部门，并准确标明文件种类（如通知、命令、决定等）。 标题中除法规、规章名称与转发文件加书名号外，不加标点符号。 如有附件，在正文之后、发文单位落款注明附件顺序与标题。

第十条：成文日期：会议性文件以会议通过的日期为准，其 他文件以公司领导人签发日期为准条。落款要写发文单位全称, 文件一律加盖公章，插入成文日期要求大写，不应小写。落款当 页假设无正文，那么应标注（此页无正文），盖章使用下套端正，不 压成文日期。单双面印刷均可，左侧装订。

第十一条：页面设置：使用标准a4纸，上下边距2. 5cm,左 右边距2. 2cm,段前0行，段后0行；行间距点固定值25—28。 如表格等须横向打印的材料上下边距2.2厘米，左右为2.2厘 米，页眉1.5厘米，页脚1.5厘米。

合同与具有合同性质的意向书、协议书等。

第三十四条承办人负责对已完成审核会签、根据审查意见修 改的合同进行校核、印刷、装订。

第三十五条承办人负责将最终定稿的合同待签署版本送法 定代表人或者其授权委托人签署，然后加盖公司合同专用章或者 公章。

第三十六条合同工程要求对方当事人提供履约担保的，与其 签订合同时，合同承办人应确保对方已提供合法、真实、有效、 充分的担保。

第三十七条合同由承办部门负责组织履行，在合同正式签订 生效前，不得实际履行合同。

第三十八条合同生效后，务必全面履行合同。除法律另有明 文规定或者合同约定之外，不得替代履行或者转卖、转让合同。

第三十九条合同承办人应随时掌握合同的履行情况，并将履 行情况随时向承办部门负责人报告。

第四十条有关部门或者人员发现合同对方不履行、不全面或 者不适当履行合同时，应立即通知承办人。承办人应在法定或者 约定的期限内，以法定或者约定的方式向合同对方提出异议。收 到对方履行异议时，承办人应会同法务部人员一同，通过充分调 研商议后在约定时间内给予答复。异议文件或者异议答复应符合 法律法规的有关规定与合同的约定，并报行政办公室、法务部门、 审计监察部备案及存档。第四十一条经财务部门支付的合同款项, 须由合同承办部门审核确认、董事长批准后方可支付，涉及各类 保证金时还应有有关部门的审核确认。没有通过合同承办部门、 有关部门审核与董事长批准的合同款项财务部门不得支付。第四 十二条承办人应当及时汇报、请示、协调、解决合同履行中出现 的问题、争议。

第四十三条合同经各方协商一致或者出现法定事由时，能够 变更或者解除。变更或者解除合同的通知或者答复务必在法定或 者约定的期限内做出。

第四十四条变更或者解除合同，务必符合法定或者约定的形 式及

程序。法律法规规定变更合同应当办理批准、登记等手续的， 合同承办人应按规定办理批准、登记等手续。

第四十五条变更或者解除合同未达成书面协议前原合同有 效。 第四十六条办理合同变更时，承办部门须按照合同会签审核 流程签订补充协议或者解除协议等。

第四十七条变更或者解除合同过程中的文字性材料、电函与 图表等由承办部门妥善储存，最终交行政办公室归档。

第四十八条发生合同纠纷时，合同承办人应及时通知承办部 门负责人与法务部门，并配合法律顾问及时调查收集以下证据：

一、合同文本，包含合同附件、合同变更或者解除协议、有 关电报、信函、图表、视听材料等。 二、有关的票据、票证。

三、质量标准的法定或者约定文本、封样、样品、鉴定报告、 检测结果等。

四、证人证言。 五、其他有关材料。

第四十九条合同承办部门应会同法务部及其他有关部门，根 据有关证据对合同纠纷共同研究，及时提出纠纷处理方案，并向 总裁、董事长报告。

第五十条在纠纷处理过程中，未经法务部及总裁、董事长审 核同意，不得向合同另一方做出实质答复与提供文件资料。第五 十一条合

同纠纷的解决，能够先使用协商、调解方式解决。协商 或者调解达成一致意见的，应签订书面协议。有关文件的审核按 签订合同时的程序办理。第五十二条合同纠纷经协商或者调解不 能达成协议时，可依合同约定选择仲裁或者诉讼的方式解决，如 选择诉讼方式进行解决，应在合同中约定其管辖法院为我集团公 司所在地法院管辖。

第五十三条以仲裁或者诉讼方式解决合同纠纷时，承办部门 应会同法务部提出代理人、仲裁或者诉讼方案等。仲裁或者诉讼 方案须经公司法定代表人同意，委托代理人参加仲裁或者诉讼的 须经公司法定代表人授权委托。

第五十四条合同依法及遵照本制度正式签署后，合同承办人 应将合同正本（包含合同附件）一份、合同电子文本、合同会签 审核单、授权委托书及其他有关文件及时送交行政办公室归档。

合同档案应包含但不限于以下内容。合同正式文本、技术协 议、合同其他附件、合同审核会签单、招投标文件、评标报告、 中标通知书、合同签订对方的授权委托书、合同履行、变更或者 解除的情况记载、合同纠纷处理的有关材料、其他资料。第五十 五条归档合同须原件，不得以复印件作为归档资料。

公司持有的合同档案材料仅有一份原件时，原件应当归档。 因特殊情况只有复印件，或者上述有关资料本身为复印件时，须 加注“与原件核对无误”字样，并由合同承办人签字。

第五十六条各承办部门应对合同的签订、履行情况进行分析 总结，

法务部门不定期组织召开合同管理协调会。通过合同管理 协调会发现合同管理过程中的问题并提出解决措施，总结经验, 以便更好的进行合同全过程管理。

第五十七条法务部门对公司的合同管理工作实施全过程管 理与指导。各部门应自觉检查合同的订立、履行、管理工作，发 现问题及时纠正。

第五十八条对在合同管理工作中做出成绩者及防止或者挽 回经济缺失者予以表彰与奖励。

第五十九条有以下情形之一，情节严重造成重大经济缺失或

者扩大经济缺失的，对责任人予以行政处分或者经济处分：

一、不按本制度规定签订合同的。 二、签订有重大缺陷或者无效合同的。 三、审核人员无正当理由延误审核的。 四、因审核人员疏忽未审出合同缺陷的。 五、未依法律与本制度规定变更或者解除合同的。 六、丧失合同文本及有关文件的。 七、提供虚假资料的。

八、超越授权或者滥用授权签约的。

九、发生纠纷后，隐瞒或者不及时向有关部门汇报或者不及 时采取措施的。

十、有关法律性文件未经审核的。

十一、应当或者能够追究对方违约责任而擅自放弃的。 十二、在合同签订或者履行当中，与对方或者第三人恶意串 通或者收受贿赂的或者使用其他非法手段的。

十三、泄漏合同意向、商业秘密或者有关机密的。十四、使用非法手段签订合同的。

第六十条利用合同进行犯罪活动，或者出现刑法规定情节构成犯罪的，由司法部门追究刑事责任。

第十二条。文件名称用宋体二号以上加粗、居中。主送单位 用黑体，正文通常用四号宋体。一级标题用“一、……”表示；二级标题用“

（一）……”表示；三级标题用“1、……”表示；四级标题用“（1）……”表示。

第十三条：文件副标题：宋体，小三号字加粗；发文字号、 签发人、正文、落款、成文日期、主题词内容等四号宋体。

第十四条：文件的起草：按公司领导要求由行政人事部负责 起草的公文，或者各部门起草承办，并以公司名义下发的文件。

第十五条：文件的审批流程实行层级审核责任制：起草人根 据指示要求拟稿一部门领导修改一分管领导审核一行政人事部 审核一总裁、董事长批准。

第十六条：发文审核的要求：拟稿承办人要充分领会领导指 示精神，部门领导应对文稿进行认真修改把关，并签署意见，分 管领导应对文稿的条理、内容与合理性、真实性等尺度严格审核, 办公室应对文稿的格式合理性、文句通畅性、语法规范性进行审 核。

第十七条。文件从起草到签发周期通常为三天。所有文件务 必由董事长、总裁（各单位为总经理）审批同意签字后方可下发 或者呈报。

第十八条。文件在领导签发后，通常以书面版的形式下发至

各单位，并由收件人签字。提倡无纸化办公，可发电子版，以邮 箱、qq、msn等形式发送至有关部门，接收文件后需 或者回 执等方式告知。下级单位或者部门呈报的所有请示报告、公文、 传阅件等，由行政专员统一协调办理。

第十九条。文件下发三日内，行政人事部要监督检查文件学 习执行情况，重要文件各单位要及时呈报学习落实情况。

第二十条。外来文件的接收一律使用《文件签收单》，由专 人收文登记，根据文件属性及时分送有关部门，并负责催办，防 止漏办与延误。文件传递务必保证安全，完善签收手续，指定专 人保管、立卷归档，防止文件遗失。

第二十一条：以公司名义形成的文件，统一由行政人事部负 责归档；各部门日常工作中形成的文件、活动资料，由各部门指 定专人立卷归档。行政人事部定期检查各单位文件管理情况，并 将结果进行讲评与通报。第二十二条：文件按不一致的属性、时 间顺序进行排列，建立目录，并进行编号，所有文件应由本部门 与行政人事部保存一份存档。要保证文件档案的齐全、完整。第 二十三条：年终由行政人事部集中收缴所有文件按编年体归档, 通常应永久储存，并建立电子文件档案。没有存档与查阅价值的 文件，特别是机密文件，要经公司负责人批准，由行政人事部负 责销毁，各部门不得自行销毁文件，严禁作为废品出售、丢弃文 件。

6、档案管理制度

第一条。档案是公司在建设管理、生产经营、筹划销售等活 动中

直接形成的，对公司生存与进展有储存价值的文字、图表、 声像、实物、电子资料等原始历史记录。由行政办公室集中统一 归口管理。

第二条：档案管理的范围：

1、说明公司历史沿革的各类重要文件，如公司章程、股东 名簿、

董事会及股东会纪要等。

2、法务类。对外签订的各类法律合同、协议、司法文书、知 识

产权、合同谈判等材料。等。

3、本公司对内、对外、对上、对下的正式公文及会议纪要， 各

类综合型或者专题型调查、考察报告、商务函件等。

4、公司管理制度、季度、年度工作方案、计划、总结等。 5、各类证照，如营业执照、税务登记证、组织机构代码证、 所

有权证书、土地证、知识产权证书、协会证书、荣誉证书、质 量管理体系认证等。

6、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合等。 7、政府发文、产业政策、活动资料等。

8、会计凭证类。如原始凭证，记账凭证、汇总凭证，其他会 计

凭证等。

9、会计账簿类。总账、明细账、日记账、固定资产、辅助账

簿、其它会计账薄等。

10、财务报告类。月度、季度、年度财务报告，包含会计报 表、

附表、附注及文字说明，年度预决算报表、验资报告、审计 报告等。

11、清册类。银行存款余额调节表、银行对账单、会计核算 专业

资料、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册等。

12、合同制度类。各类经济合同原件、各类财务制度、计划、

总结等。

13、基建综合类。征地批文、总体规划、设计报告、组织架 构、

工程建设管理方法、投资计划；建设合同，质量监督书；工 程决算、审计资料；招投标方案；工程材料等。

14、基建设计类。技术设计、设计计算书、工程概算、总体 规划

图等。

15、基建施工类。施工计划、基础工程检测报告、出厂合格 证、

工具单、备品备件单、设备图纸等。

16、基建监理类。监理大纲、细那么、验收签证等。 17、人力资源类。人员基本情况、职务、薪酬调整记录等。 18、人事制度类。培训开发、绩效考核、招聘录用、薪酬福 利、

岗位描述、劳资关系、劳动合同等。

19、中长期进展规划、年度综合计划，部门月度计划等。 20、年度经营报告、竞争情报分析、投资风险评估等。 21、政策类。各类产业政策汇编。

22、公关类。活动筹划材料、总结、各类上报资料等。

23、产品物流类。采购、运输、仓储、发货、库存等数据资 料。 24、科技研究类。设计图纸、创新计划、设备仪器等。 25、市场销售计划、客户资料、合同管理等。第三条：档案 分类：

集团公司档案卷宗共分十大类：外来文件类、行政管理类、 企划经营类、人力资源类、生产制造类、财务管理类、工程建设 类、融投资类、实物类、设备仪器类。外来文件类（wlwj）：政府 文件：政府批复（工程备案书、有关政策性文件、有关工程可研 报告、规划设计等）；行政管理类（xzgl）：各类证照（如营业执 照、组织机构代码、信用代码、土地证、税务登记证等）；各类 公文（任职命令、通知、决定、会议纪要、规章制度等）；外事工 作类（外事业务管理、涉外活动、出访考察等）。企划经营类（zljy）： 企业管理、经营决策、风险评估、市场分析报告、内外环境评估、 战略规划等，工作计划如年度计划、工作目标等。产品销售如市 场分析、用户调查、销售统计、广告宣传、促销活动、售后服务 等。人力资源类（rlzy）：薪酬管理如劳开工资、社会保险等； 招聘管理如劳动合同、考核资料、储藏干部资料、面试题库等； 培训管理材料、绩效考核材料等。生产制造类（sczz）包含质量 管理如质量操纵、检验化验、生产报表等，安全管理包含安全生 产、工伤事故处理、职工安全等，供应采购管理如招投标、商务 谈判、采购验收、运输仓储等。财务管理类（cwgl）：会计报表 （财务报告、预决算）、会计账簿（总账、明细账、日记账等）, 会计凭证、固定资

产、财务制度、验资报告、审计报告、财务印 鉴等。设备仪器类（sbyq）：按设备仪器种类型号分类（设备仪 器采购合同、验收报告、检查保养记录、报废鉴定等）。基本建 设类（jbjs）：工程图纸、预算决算、验收报告、工程进度等。融 投资类（trzl）包含银行贷款手续、企业工程介绍、金融单位文 件等。实物类（swl）：如荣誉证书、奖状奖杯、锦旗等。印章类 包含行政章、法人章、签名章、合同章、专用章等、各类活动照 片、产品样品、宣传品、科技成果等。

第四条：档案保管：做到档案存放条理化、排列系统化、保 管科学化，切实做好档案“十防”：即防盗、防水、防火、防潮、 防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密，确保档案完整安 全。档案室保持清洁干净，做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体 污染。档案管理人员要做到天天清扫卫生，每月清理两次档案柜 卫生，发现有字迹褪变与纸张破旧的案卷，及时进行抢救。交接 档案要认真清点，履行签字交接手续。非工作人员不得随意进入 档案室，以防意外；在档案室里不准吸烟。所有应归档的文件、 材料应由档案管理人员收集齐全。公文类正文与签发稿、签收稿 主件或者附件、请示与批复、来文与复文一起归档。注意检查是 否盖公章，标题，内容、摘要、日期等信息是否齐全。归档文件 材料应是原稿原件，通常不得用复印件。归档的照片、录音带、 录像带、光盘要一一写上文字说明。但凡归档的文件材料务必通 过整理，按文件形成的先后顺序集中排列。不许将机密文件带回 家中与到领导办公室随意翻阅文件。严禁携带机密文件、档案资 料游

览、参观、探亲、访友，出入公共场所。其他任何单位与个 人一律无权处理或者自行销毁。不许传抄、自行翻印机密文件与 带密级的档案材料。严防失密、泄密发生，发现有关泄密事件, 应立即报告，及时追查。因工作需要，复制通常文件材料时要经 行政办公室审批；复制本职工作范围以外的档案，需经有关业务 部门负责人同意；复制机密档案材料（公司会议记录等），须经 档案员与行政办公室审批，报公司负责人批准后方可复制。外单 位通常不同意复制，确因工作需要应经公司负责人批准。复制要 及时进行登记。

第五条：档案借阅：本单位各部门借阅档案，务必填写《文 件借阅单》，机密文件由公司负责人签字方可借出，通常文件由 部门领导签字，行政办公室审批。借出时间不得超过一周，不得 转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。 外单位来人查阅档案，需持单位介绍信，并经公司领导签字批准, 方可查阅，不得抄录或者借出。机密、秘密、绝密档案借阅一律 由公司负责人审批方可借出。查阅各门类档案应在档案室进行,