提升高校二级学院行政秘书工作执行力的对策

提升高校二级学院行政秘书工作执行力的对策

梅

萍（南京工程学院材料工程学院，江苏南京211167）

文献标识码：A

文章编号：1672-8254（2015）04-0159-02

渤

海大学

学报

二一五年第四期○中图分类号：G647

收稿日期：2015-01-25

作者简介：梅萍（1971—），女，南京工程学院助理工程师，从事高校行政管理研究。

随着高等教育的快速发展和高校管理体制改革的不断推进，许多高校都开始实施校、院两级管理模式；高校二级学院是集教学、科研、行政等工作的基层办学部门，也是一所高校办学理念及方针政策的具体实施部门。而高的各项发展规划与预期目标，需要二级学院的相关领导及行政秘书去贯彻执行；其中行政秘书是二级学院行政工作的具体实施者，是二级学院与学校、师生及社会沟通的桥梁和纽带，其工作的执行力水平往往在二级学院行政管理中起着关键性作用。因此，如何有效提高二级学院行政秘书的执行力，已经成为高校行政管理中一个不可忽视的重要课题。

会了解学院工作全局、掌握相关事件进展，具备一定条件和能力利用行政资源和影响力处理一些工作问题；另一方面其工作涉及到各种利益关系，难免会面临各种各样的矛盾甚至冲突。这就要求二级学院行政秘书在岗位职责履行过程中，要做到积极主动地参与制定工作目标与计划、统筹安排、合理布局，有效掌控工作进度，及时发现问题并积极改进工作方式、方法；增强思辨和表达能力，提高管理水平；同时还要规范操作，高标准、严要求，保持严谨的工作作风，而这一切都与提升其自身的执行能力息息相关。也就是说，提升行政秘书执行力对保证二级学院日常事务工作的顺利进行具有非常重要的意义。

随着高校办学规模的不断扩大、教学形式的多元化以及高校管理体制改革的深入，二级学院的管理模式正逐渐由金字塔式科层制管理向矩阵型网络式管理转变，对二级学院行政秘书工作提出了新的挑战。在工作实践中，由于办公室工作琐碎、头绪繁杂等诸多因素，很多二级学院行政秘书整天忙于应付各类事务，角色意识不强或角色认同感不高，执行力不强。其主要表现如下：一是存在着一定的角色模糊与角色冲突，办事拖拉、作风不实、态度冷漠的现象时有发生；二是管理观念陈旧滞后，缺乏服务意识，在工作中不能做到“以人为本”；三是业务素质有待提高，特别是办公自动化技能与时代脱节；四是缺乏主动创新意识，工作的积极性不高，只知道机械地拿行政条文行事，创造性完成工作的能力较差；五是缺乏团队精神，集体荣誉感不强，协作能力较弱；六是奉献精神不足，对工作和个人得失过于计较。因此，二级学院行政秘书执行力的提升不仅很有必要，并且是迫在眉睫。

一、二级学院行政秘书执行力的内涵

所谓二级学院行政秘书执行力，是指高校二级学院行政秘书在校、院两级管理模式下按质按量地完成工作任务的能力；这种执行力主要表现为管理执行力，而不是教学、科研及学科建设等业务执行力，并且能够转化为强大的凝聚力、战斗力、竞争力与创新力。

执行力是高校二级学院行政秘书的岗位价值的直接体现，行政秘书的素质是二级学院工作执行力的保障。作为一种管理性质的职务，行政秘书主要职责是协助二级学院管理层及学院办公室主任做好各项日常行政工作（如文书起草、文件收发、函电处理、会议组织、印信保管、人事管理、上下沟通、内部协调、外部联络、办理手续等具体工作），以确保二级学院行政工作的正常的运行。而是否按质按量地完成工作任务并对二级学院行政利益具有积极意义，则是评价二级学院行政秘书执行力的主要标准。

三、如何提升二级学院行政秘书执行力

二级学院行政秘书工作具有辅助性、繁琐性、服务性和组织协调性等特点，二级学院行政秘书应具备思想政治素质、文化素质、良好的心理素质及个人能力素质[1]。因此，提升二级学院行政秘书执行力，应该从以下几个

二、提升二级学院行政秘书执行力的重要性与必要性

二级学院行政秘书因其岗位的特殊性，一方面有机

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方面着手：

（一）进一步明确自身定位，强化工作意识

二级学院行政秘书必须适应高校管理模式的转变，及时找准自己的角色位置，强化自身工作意识：一是要强化服务意识，牢固树立“以人为本”和服务育人理念，在服务过程中换位思考、谦虚谨慎、平等待人、热情服务，坚持有访必接、有疑必释、有难必帮；二是要强化责任意识，清晰界定自身工作职责，认真履行工作职责；三是要强化创新意识，真正做到与时俱进，办事要有前瞻性；四是要强化团队意识，以大局利益为重，精诚与其他同事合作完成工作任务；五是要强化奉献意识，热爱本职工作，提高思想觉悟，不过多计较个人得失。[2]

（二）进一步理清工作主次，抓住工作重点

一般认为，二级学院行政秘书的工作包括以下四个方面：一是管理类事项，主要指行政事务管理，具体包括各类档案管理与存档、后勤服务组织管理、固定资产管理及办公用品采购、保管和分发等工作；二是服务类事项，主要指各级各类会议的会务准备与服务、院系领导及各部门用车调度、来宾接待等；三是协调类事项，包括上下沟通、内部协调、外部联络等；四是诸如办公区环境卫生、报纸邮件收寄分发等行政服务的日常辅助性工作。其中，前三项是二级学院行政秘书日常工作的主要内容，也是二级学院行政秘书在日常工作中必须投入主要精力的工作重点。为使二级学院行政秘书更好地服务学院大局，减少其角色冲突，提升角色意识与角色认同感，可以将繁杂的行政服务辅助工作委托社会化物业管理企业管理或学院的勤工助学岗位负责，这样二级学院行政秘书的行政辅助服务工作就转变为对物业管理企业或勤工助学学生的管理与监督，可以有效提升其工作执行力。

（三）进一步加强业务学习，提高职业素质

不断提高职业技能是有效提升二级学院行政秘书工作执行力的基础和保障。这就要求二级学院行政秘书在工作中有计划地加强业务学习，提高职业技能，切实提高以下几个方面的业务素质：一是培养创新素质和创造性思维，提高工作悟性；二是培养敏锐的观察力，提高发现问题、研究问题和解决问题的能力；三是要掌握各种常用公文文种的知识并形成较强的写作能力；四是要培养和提高承上启下、协调左右、联系内外的综合协调能力，促进学校与二级学院、学院领导与教职员工、教职员工之间以及师生之间的和谐共赢；五是要培养辨别分

析能力，善于分析和处理各种错综复杂的关系，面对问题和危机要坚持实事求是，保持冷静镇定，积极乐观地寻找相应的解决方案。

（四）进一步规范工作方法和流程，提升办事效率科学规范工作方法和流程是显著提升其执行力的最佳选择。概括来说，就是要遵循高校行政管理规律，在执行中坚持“四个原则”（即二级学院服从学校的原则、局部服从全局的原则、依法依规的原则、平等协商的原则[3]），实现行政管理和服务的科学化、制度化、规范化与信息化；具体来说，主要做好以下方面的工作：一是要明确自己的工作职责，将执行力的思想贯穿于整个工作之中；二是要准确把握学校相关政策文件，在执行中做到原则坚定而又策略灵活，行动果断而又处事稳妥；三是要及时领会上级指令要求，并以此为工作目标掌握做事的方向和尺度，避免事倍功半和劳而无功；四是要做好时间管理，在执行过程中分清当前各项工作的轻重缓急，并据此制定周密的工作计划表，分配好相关时间和精力，避免出现工作漏洞；五要实行精细化管理，制定一整套系统化、规范化且易于操作的工作流程；六要加快平台信息化建设，提高办公自动化与智能化水平；七要建立多角度、双向、多级沟通机制，加强与同事的有效沟通并达成共识；八要重视反馈环节的作用，在工作中不断根据反馈意见并结合工作实际来改进工作流程。

（五）进一步完善激励机制，提供发展空间

二级学院行政秘书的工作特点是“幕后服务多，台前亮相少；付出的辛劳多，得到的回报少；为人作嫁衣的时候多，自己提升的机会少”。因此，高校必须建立和完善二级学院行政秘书提升工作执行力的长效激励机制，推出一系列“目标管理、考核严格、突出绩效，要加强对二级学院行政秘书工作的绩效评估，并推出奖罚分明的激励措施，为其提供更多的发展空间。

参考文献：

作[J].科技创新导报,2014(13):181.

[1]徐永明.探讨如何做好高校二级学院行政秘书工[2]叶彩虹.浅谈高职院校系部行政秘书的执行力[J].

学

报

哲学社会科学版渤海大学

漯河职业技术学院学报,2008(4):25.秘书工作,2009(11):60.

[3]周新秋.如何做好高校二级学院行政秘书工作[J].

（责任编辑陈方方）声

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明

渤海大学学报编辑部

2015年1月1日

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