信息化背景下的文书档案管理创新

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理论与争鸣

信息化背景下的文书档案管理创新 李永红|山东省淄博市医疗急救指挥中心

管理结合起来

近年来，信息技术的发展速度持续加快，与此同时，其已经被广泛使用在各行各业中，并发挥着重要的作用。因此，要摘要：在信息技术不断发展的过程中，传统的文书档案管理工作模式发生了很多明显的变化，一些纸质形式的档案逐渐被电子档案代替，从而有效提高了管理质量。基于此，本文将首先分析信息化背景下传统文书档案管理中存在的问题，并在此基础上提出信息化背景下文书档案管理的创新策略，仅供参考。

关键词：1 文书档案管理信息化的意义

信息化；文书档案管理；创新

近年来，我国的信息化水平不断提高，在这个背景下，对于文书档案管理的有效创新已经成为必然趋势。在文书档案管理中加强对互联网技术的使用，能够实现对文书档案管理工作信息化水平的有效提高，具体来说，主要体现在能够使用信息化技术对文书档案进行收集、分类以及处理。文书档案管理工作中包含了众多内容，对于许多知识的实用性要求都相对较高，而且其在各行各业中都面临着非常严峻的挑战，因此，怎样更加合理地利用信息化的大背景，最大化地发挥和使用互联网来进行记录与分析，以此来有效提高文书档案管理工作的效率，是所有的文书档案管理工作人员应该重点思考的问题。[1]此外，文书档案管理对于所有的企事业单位来说都是至关重要的，但是，在传统模式下的文书档案管理工作中，通常只是依靠人工的方式来手动记录一些相关的内容，并对其进行储存，这种管理工作模式有很大的局限性，效率也相对较低，因此，对于这种模式的创新就显得十分必要了。要是不能使用高效的信息化方式对文书档案进行归档与管理，就可能会导致时间、人力等方面的严重浪费。

理中存在的问题

2 信息化背景下传统文书档案管

2.1 文书档案信息化利用能力不足将信息化使用在文书档案管理中，并

不仅仅是对所有的文书档案进行信息化管理，而且也应该对其进行统一化的管理。但是，从目前的实际情况来看，许多文书档案管理工作人员都尚未意识到这一点，在使用信息技术对文书档案进行管理以后，并未对其进行定期地修改与完善，或者是依旧习惯使用纸质形式对文书档案进行管理与保存，从而就会导致文书档案的

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信息化利用能力大大降低。

2.2 缺乏良好的协调和沟通目前，在工作过程中没有进行良好的协调和沟通是文书档案管理中存在的主要问题之一，从而也就会导致创新工作难以顺利开展，最终可能会引发一系列的不良后果。[2]例如，最终的文书档案管理创新工作的实际效果与预期不一致、管理创新的目标和成本控制的实际要求不一致等，这些问题都是由于在对文书档案管理进行创新的过程中，没有进行良好的协调与沟通所造成的。

2.3 管理意识不足

在整体的档案管理工作中，对于文书档案的管理是至关重要的一个组成部分。要想有效提高文书档案管理工作的质量与效率，就必须要在具体的工作过程中加大对信息技术的使用力度。但是，从目前来看，在文书档案管理工作开展过程中，很多管理人员都不够重视文书档案的信息化管理，从而导致文书档案管理的信息化水平大大降低。此外，一些文书档案管理工作人员依旧习惯使用传统的工作模式开展工作，但是因为这种模式已经难以满足信息化背景下对文书档案管理工作提出的新要求，从而就使得文书档案的信息化水平难以得到有效提高。

创新策略

3 信息化背景下文书档案管理的

3.1 加强沟通与协调

对于目前存在文书档案管理中缺乏良

好的协调与沟通的问题，相关的文书档案管理部门必须要清楚认识到这种问题会造成的不利影响，并在日常的工作过程中及时改正，以此来确保文书档案管理创新工作的顺利推进，从而也就可以进一步提高文书档案管理工作的质量与效率。此外，文书档案管理创新部门也应该要成立一支专门的监督队伍与交流沟通意见反馈队伍，以此来促使文书档案管理工作的更有效创新。[3]最后，文书档案管理创新部门也需要成立一支档案测评队伍，以此来更加有效地监督文书档案管理工作的创新过程，从而也就能够进一步提高文书档案管理工作的效率。

3.2 将信息技术与信息化文本档案

想实现对文书档案管理工作的有效创新，就应该先对文书档案进行信息化的加工，然后对其进行录入与扫描。在对文书档案进行录入以后，应该要使用网络信息技术建立起完整的管理系统，并连接入网。此外，也应该制定更多的配套管理策略，以此来进一步提高信息化背景下文书档案管理创新工作的效率。

3.3 提高信息化管理意识

思想意识直接决定着人的实际行为。因此，在对信息化背景下的文书档案管理进行创新的过程中，必须要用科学的信息化管理理念来指导实际的工作。具体来说，要想更好地发挥信息化的实际作用，相关的文书管理工作人员就必须要提高对文书档案信息化管理的重视度，并在实际的工作过程中引入更多的信息化管理理念与管理模式，从而不但可以提高文书档案信息化管理的效率，而且可以提高文书档案管理工作的质量。

此外，相关的文书档案管理部门需要加大对内部文书档案管理工作人员的培训力度，以此来提高其工作水平与专业素养，并在此基础上建立有效的激励机制来充分调动文书档案管理人员的工作积极性与工作热情，从而也就能够更好地实现对文书档案管理工作的创新。

总而言之，对文书档案管理工作进行4 结束语

信息化的创新具有十分重要的现实意义，其不但可以进一步提升数据文件的访问速度，而且也可以有效提高文书档案管理工作的质量与效率。因此，相关的企事业单位和其他部门都应该要提高对这项工作的重视程度，以此来促使其更好地为自身的发展服务。

参考文献

[1]李景侠.关于信息化背景下档案管理技术创新问题的探讨[J].办公室业务,2017(07):97.

[2]李婷.浅析信息化背景下文书档案管理工作的创新[J].黑龙江科技信息,2017(07):153.

[3]房荣军.探究信息化背景下档案管理技术创新模式[J].办公室业务,2016(17):51.